3.2.1. Документы доставляются в Министерство через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочными, курьерами и уполномоченными представителями различных организаций.
Кроме того, документы могут поступать в Министерство по каналам телефонной и факсимильной связи, электронной почты.
Способ получения документов фиксируется при регистрации в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело").
3.2.2. Документы, поступающие в Министерство, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.
3.2.3. Прием поступающих в Министерство документов осуществляется централизованно экспедицией в составе отдела правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы (далее - экспедиция).
Прием документов в рабочие дни после 18 часов осуществляется дежурным гражданским служащим отдела правительственной и общей корреспонденции или дежурным сотрудником приемной Министра. В праздничные и выходные дни прием документов осуществляется дежурным сотрудником приемной Министра.
3.2.4. Документы, поступившие с фельдъегерской связью, нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Документы, направленные на проводимые Министерством конкурсы, принимаются в установленном порядке конкурсной комиссией.
3.2.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При приеме в экспедиции вскрываются все конверты, кроме конвертов, адресованных в департаменты Министерства, с пометкой "Лично", в общественные организации.
Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов, или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в экспедиции, а второй - возвращается отправителю документа вместе с самим документом.
Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.
3.2.6. На полученном документе проставляется штамп о поступлении документа в Министерство с указанием сокращенного наименования Министерства и даты поступления документа. Штамп проставляется на оборотной стороне последнего листа документа.
3.2.7. Документы, адресованные руководству Министерства и непосредственно в Министерство, передаются в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
Документы, адресованные непосредственно департаментам, отделам или их должностным лицам, передаются в соответствующие департаменты для регистрации, рассмотрения руководством департамента и исполнения.
Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства соответствующих департаментов, забирают документы из экспедиции не реже трех раз в день.
3.2.8. Документы на иностранных языках передаются для уточнения адресата в Депсотрудничество. После чего для документов, адресованных руководству Министерства, Депсотрудничество обеспечивает перевод на русский язык и передает их для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы. Остальные документы после уточнения адресата передаются по назначению.
3.2.9. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству Министерства или непосредственно в Министерство, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы. Поступившие документы распределяются на требующие рассмотрения руководством Министерства и направляемые непосредственно в департаменты, исходя из оценки содержания документа на основании утвержденного распределения обязанностей между руководством Министерства, положений о департаментах Министерства, должностных регламентов. При этом документы, адресованные на имя Министра или его заместителю, направляются непосредственно адресату.
Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству департамента, отдела департамента или должностному лицу департамента, осуществляется гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего департамента.
3.2.10. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Министерство, за исключением документов, перечень которых приведен в приложении N 17.
Документы, адресованные руководству Министерства, а также направленные непосредственно в Министерство, регистрируются в отделе правительственной и общей корреспонденции.
Документы, адресованные в департаменты, отделы или их должностным лицам, регистрируются в департаментах гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующих департаментов.
Входящие документы регистрируются только один раз, в день их поступления.
Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий день.
3.2.11. Все регистрируемые входящие документы регистрируются в подсистеме "Регистрация" системы "Дело".
При регистрации входящих документов в отделе правительственной и общей корреспонденции на документе проставляется присвоенный регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера поступления в Министерство в пределах календарного года и может при необходимости дополняться литерными обозначениями. Например: N 1266, N Нац-785.
При регистрации правительственной корреспонденции (перечень которой приведен в приложении N 16) в регистрационный индекс перед порядковым номером поступления в Министерство (через дефис) включается прописная литера "П". Например: N П-364, N НацП-361.