Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

Наименование организации

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

N

Наименование должности

руководителя организации

(место составления)

Подпись

Расшифровка

проверки, наличия и состояния дел

подписи

Дата

(постоянного, временного хранения, по личному составу)

Фонд N

(название фонда)

Основание

(плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии:

(наименование должностей, фамилия, инициалы)

Проверка проводилась с

по

Проверкой установлено:

1. Всего числится по номенклатурам дел (описям):

дел,

(цифрами и прописью)

в том числе, согласованным с ЭПК архивного учреждения

дел

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии

дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по номенклатурам дел (описям), согласованным с ЭПК архивного учреждения

дел

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей

дел

(цифрами и прописью)

3.2. не перечисленные, но учтенные в итоговых записях

дел

(цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях

дел

(цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях

дел

(цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам

дел

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в номенклатуры дел, описи)

дел

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в номенклатуры дел, описи

дел

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в номенклатуры дел, описи)

имеется в наличии

дел

(цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дезинфекции

дел

(цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции

дел

(цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации

дел

(цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки

дел

(цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов

дел

(цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных

дел

(цифрами и прописью)

8.7. требующих обработки

дел

(цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование

дел

(цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...)

Проверку проводили:

Наименование должностей

Подписи

Расшифровка подписей

Дата