Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

Реквизиты

Комментарий по заполнению

1

2

Автор (корреспондент)

При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа.

При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес.

При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации.

Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида документа.

Дата документа

В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа.

Регистрационный номер документа

В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа.

Дата поступления

Переносится в РКФ из регистрационного штампа.

Индекс поступления

Переносится в РКФ из регистрационного штампа.

Заголовок к тексту

Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова.

Резолюция

В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

Срок исполнения

Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

Отметка об исполнении документа

В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу

Дело N

В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ