5.3.1. Постановку документов на контроль осуществляет руководитель организации и (или) по его поручению служба ДОУ или специально назначенное должностное лицо.
Для контроля исполнения документов используются регистрационно-контрольные формы (РКФ), заводимые при регистрации документов, куда вносятся содержание поручения, исполнители, срок исполнения, сведения о ходе и результатах исполнения документов, даты промежуточного контроля. РКФ помещаются в контрольные картотеки и систематизируются в них по:
- срокам исполнения документов;
- исполнителям;
- группам (видам) документов (приказы и решения федеральных органов исполнительной власти, касающиеся деятельности организации, приказы и распоряжения организации, протоколы, договоры и т.д.).
5.3.2. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов осуществляется централизованно - службой ДОУ организации или децентрализованно - в структурных подразделениях организации уполномоченными должностными лицами путем заполнения в РКФ контрольных реквизитов о ходе и результатах исполнения.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах прохождения документа до истечения срока исполнения документов (предварительный контроль с помощью напоминаний) в следующем порядке:
заданий последующих лет - не реже одного раза в год;
заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
заданий текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока или по запросам.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
5.3.3. Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем службы ДОУ после фактического исполнения заданий, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
Снятие документа с контроля оформляется специально назначенным лицом отметкой в документе и в РКФ об исполнении документа и направлении его в дело:
краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата.
5.3.4. Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ путем формирования оперативных и аналитических отчетов в сроки, установленные руководителем организации, или по запросам.
5.3.5. Информирование руководителя организации и заинтересованных должностных лиц о состоянии исполнительской дисциплины в организации в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляется службой ДОУ или уполномоченным на то должностным лицом.
Служба ДОУ или уполномоченное на то должностное лицо на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений (приложение 12), не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации и подведомственной сети, на основании которых формируются оперативные и сводные аналитические отчеты для информирования руководства о состоянии исполнительской дисциплины в организации.