1. Заседания или встречи пограничных представителей проходят по предложению одного из них по возможности в срок, указанный в предложении. Предложение должно быть передано компетентным властям другой Стороны не менее чем за 7 дней до начала заседания или встречи и включать информацию о времени, месте и повестке дня заседания или встречи. Ответ на предложение должен даваться в течение 3 дней с момента его получения. Если предложенный срок заседания или встречи не может быть принят, в ответе должен быть предложен другой срок.
2. На заседание или встречу, которые проводятся по предложению пограничного представителя государства одной из Сторон, должен лично прибыть пограничный представитель государства другой Стороны. Если он не может присутствовать по уважительной причине (болезнь, командировка, отпуск и т.п.), пограничного представителя заменяет его заместитель, о чем необходимо уведомить заблаговременно пограничного представителя государства другой Стороны.
Пограничный представитель государства любой Стороны не может отказаться от проведения предложенного заседания или встречи без уважительной причины.