Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (с изменениями на 1 сентября 2010 года) (утратил силу)
2. Регистрация и учет письменных обращений граждан
2.1. Все поступившие обращения граждан, включая рапорты военнослужащих и сотрудников федеральной противопожарной службы МЧС России по личным вопросам, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления. В случае поступления обращений в выходные или праздничные дни регистрация производится в первый рабочий день после выходных или праздничных дней.
________________
2.2. С целью приема обращений непосредственно от граждан в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России в доступных для граждан местах устанавливаются специальные ящики для приема обращений. Выемка корреспонденции из ящиков производится сотрудником подразделения делопроизводства не реже двух раз в день.
2.3. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) работниками подразделения делопроизводства проверяется правильность его адресования. Ошибочно присланные почтовые отправления возвращаются на почту невскрытыми.
2.4. Все конверты, направленные гражданами в адрес МЧС России, территориальных органов, воинских частей и организаций МЧС России, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат вскрытию с соблюдением Правил работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрения на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей (приложение N 1 к настоящей Инструкции).
При обнаружении подозрительного конверта составляется акт по форме, указанной в приложении N 2 к настоящей Инструкции.
2.5. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. В случае отсутствия в конверте вложения либо обнаружения недостачи упоминаемых автором документов составляется акт по форме, указанной в приложении N 3 к настоящей Инструкции. В учетные формы вносятся соответствующие отметки.
Конверт хранится вместе с обращением и уничтожается после истечения срока хранения обращения.
2.6. Учет обращений осуществляется в журнале учета письменных обращений граждан (приложение N 4 к настоящей Инструкции) или при помощи карточек учета письменных обращений граждан (приложения N 5 и 6 к настоящей Инструкции) либо в электронной базе данных. Применяемая автоматизированная система учета обращений граждан должна обеспечивать проверку обращений на повторность, надежное хранение не менее пяти лет всех без исключения сведений об обращениях, а также подсчет и обобщение статистических данных.
2.7. Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету, являются:
дата регистрации;
регистрационный номер;
сведения о повторности обращения;
фамилия и инициалы автора обращения, его адрес (или название организации), исходящий номер и его дата (если имеется);
краткое содержание обращения;
фамилия и резолюция должностного лица, рассмотревшего обращение, название структурного подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (исполнителя);
дата и результаты рассмотрения обращения;
сведения о постановке на контроль;
сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.
2.8. В учетных формах предусматривается графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений об обращении.
2.9. Сведения о сути обращения и результатах его разрешения, внесенные в учетные формы, должны быть конкретными и носить информативный характер.
2.10. При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления обращения и учетный номер, состоящий из буквенного индекса "Г" и порядкового номера. Например: Г-25.
В случае, если обращение поступило в качестве приложения к сопроводительному письму из организации или от должностного лица, регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
2.11. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в учетных формах и на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения делается пометка "повторно" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или автор не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по разным вопросам повторными не являются.
2.12. Коллективные обращения граждан регистрируются в общем порядке, в учетные формы вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии, первой указывается фамилия того автора, в адрес которого просят направить ответ. В учетных формах в графе "Примечание" проставляется отметка "коллективное" и указывается общее количество обратившихся граждан.