3.7.1. Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:
акта приема-передачи документов на хранение (приложение N 9);
акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение N 10).
Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ (см. п.3.7.3).
Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов (приложение N 6), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей.
Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные БД.
3.7.2. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11);
акта о неисправимых повреждениях документов;
акта приема-передачи документов на хранение (приложение N 9);
акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 2);
акта возврата документов собственнику;
акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.
Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ (см. п.3.7.3).
Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:
выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;
выбытия архивного фонда в списке фондов (приложение N 6) в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл.
При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение (приложение N 9) включается в архивный фонд архива-сдатчика.
При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.
3.7.3. Количество архивных документов архива изменяется в результате:
выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;
проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;
реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;
описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.
Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются:
акт о технических ошибках в учетных документах;
акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;
акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;