2.4. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
2.4.1. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.
Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.
Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.
Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.
2.4.2. В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.
Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.
2.4.3. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:
архивные документы представительств и филиалов;
архивные документы совещательных органов, созданных при организации;
архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства;
архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;
архивные документы ликвидационной комиссии организации.
Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.
2.5. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:
организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;
руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;
организаций, объединенных объектом деятельности;
последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;
двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.
2.6. Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.
2.7. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.
2.8. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.
2.8.1. В связи с принятием Конституции Российской Федерации в 1993 году:
2.8.1.1. новые архивные фонды составляют архивные документы:
органов законодательной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;
органов исполнительной власти Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации;
глав (губернаторов) краев, областей, автономных округов Российской Федерации и их администраций;