35. Заявление о проставлении апостиля, а также документ об уплате государственной пошлины представляются в единственном подлинном экземпляре.
36. Официальный документ представляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело (копия), а другой (оригинал) выдается заявителю.
37. Официальные документы должны содержать реквизиты, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (номер, дата, подпись, печать).
38. Документы, представляемые на проставление апостиля, должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, представленных на проставление апостиля, должны быть отчетливыми.
39. Если документ имеет поправки и (или) приписки, они должны быть оговорены лицом, подписавшим документ. Указанные приписки и (или) поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде.
Прием и регистрация документов
40. Основанием для начала исполнения государственной функции является представление в Федеральную регистрационную службу (ее территориальный орган) документов, необходимых для проставления апостиля, предусмотренных пунктом 34 Административного регламента.
41. Специалист, уполномоченный принимать документы, определяет подведомственность обращения и устанавливает его предмет (знакомится с комплектом представленных документов). Если предметом обращения заявителя не является проставление апостиля на официальных документах, осуществляемое Федеральной регистрационной службой (ее территориальным органом), специалист, уполномоченный принимать документы, сообщает заявителю, к каким должностным лицам Росрегистрации (ее территориальных органов) или в какой орган государственной власти следует обратиться.
При представлении в территориальный орган Федеральной регистрационной службы официального документа, исходящего от органа государственной власти субъекта Российской Федерации, нотариуса, органа местного самоуправления, расположенного на территории субъекта Российской Федерации, на которой действует иной территориальный орган Росрегистрации, специалист, уполномоченный принимать документы, разъясняет заявителю возможность представления указанного документа по месту нахождения соответствующего территориального органа Федеральной регистрационной службы, проставляющего апостиль.
Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.
42. Специалист, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов запись о приеме документов, которая содержит:
порядковый номер записи;
дату приема документов;
данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, наименование юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления);
количество документов, представленных на проставление апостиля;
реквизиты официального документа, представленного для проставления апостиля (номер, серия, место и дата выдачи);
фамилию и инициалы специалиста, принявшего документы.
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый из представленных официальных документов.
43. Датой представления документов является дата их поступления в Федеральную регистрационную службу (ее территориальный орган).
44. Специалист, уполномоченный принимать документы, оформляет расписку о приеме документов в 2 экземплярах (приложение 3 к Административному регламенту), в которой указываются:
дата представления документов;
данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица, наименование юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления);
страна предъявления апостиля (указывается в соответствии с заявлением);
количество представленных документов;
номер журнала учета входящих документов и порядковый номер записи в нем, под которым были зарегистрированы представленные документы;
дата выдачи документов и часы приема;
телефон, по которому заявитель в течение срока исполнения государственной функции может узнать о стадии рассмотрения документов и времени, оставшемся до ее завершения;