3.8.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Службы, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
3.8.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом наличия определенной специфики в процессе исполнения.
3.8.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем печатает его на бумажном носителе.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
3.8.4. Прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
Подлинник принятой факсограммы передается руководителю подразделения (его заместителю) и направляется с его указаниями исполнителю или на рассмотрение руководству Службы (в день их приема, срочные - немедленно), о чем делается пометка в соответствующем журнале.
В местах дежурства, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.
3.8.5. Принятые (отправленные) факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение N 47) без проставления регистрационных штампов или по указанию руководства Службы могут быть зарегистрированы в САДД "Дело" и переданы на исполнение в установленном порядке. При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп с указанием даты его получения и дублируется регистрационный номер, проставленный на ранее полученной факсограмме этого документа с приставкой впереди буквенного знака "К". Подлинник документа прикрепляется к данной факсограмме.
При получении подлинника документа вслед за факсограммой, которая была зафиксирована в журнале, но не была зарегистрирована, подлинник документа регистрируется в обычном порядке.
3.8.6. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной исполнителем. Заявки хранятся в течение одного года;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.
3.8.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
3.8.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.