Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (утратил силу на основании приказа Ростехнадзора от 30.06.2011 N 340)

3.6. Порядок прохождения внутренних документов

3.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.6.2. Большинством документов, отправляемых из подразделений и направляемых им в пределах Службы, являются служебные записки (в их числе докладные, объяснительные и пояснительные записки), а также документы информационно-справочного характера - справки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и др.

3.6.2.1. Внутренние документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.

3.6.2.2. Информация, содержащаяся в документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

3.6.2.3. Служебная записка - документ, адресованный руководителю (заместителю руководителя) Службы или начальнику (заместителю начальника) подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя.

3.6.2.4. Служебная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Поэтому ее текст должен четко делиться на две части - первую, где излагаются имевшие место факты (возникшие ситуации), и вторую, где излагаются предложения, просьбы.

3.6.2.5. Цель инициативной служебной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

3.6.2.6. Тексту служебной записки должен предшествовать заголовок. Служебные записки, представляемые руководителю Службы или подразделения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Все реквизиты воспроизводятся машинописным (компьютерным) способом.

3.6.3. Передача регистрируемых служебных записок между подразделениями осуществляется через работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях с соответствующей отметкой в РК САДД "Дело".

3.6.4. Перед уходом в отпуск или убытием в командировку, а также в случае болезни, перемещения или увольнения работник отдела обязан передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в своем подразделении, все находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, определенному начальником отдела (в необходимых случаях - руководителем подразделения).

3.6.5. О случаях утраты зарегистрированного документа работник обязан незамедлительно доложить своему непосредственному начальнику. Руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в отдел документооборота и контроля.

3.6.6. Вновь принятый в подразделение работник, на которого предусматривается возложить обязанности ответственного за ведение делопроизводства в данном подразделении, до начала выполнения этих обязанностей должен быть направлен на инструктаж в отдел документооборота и архива.

3.6.7. При переводе (переходе) работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, на другую работу, передача всех числящихся за ним документов вновь назначенному на его место работнику производится по акту, утверждаемому руководителем подразделения. Копия утвержденного акта направляется в отдел документооборота и архива.

3.6.8. Работать с документами, поступившими в Службу, вне служебных помещений и вносить неоговоренные исправления не разрешается.

3.6.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

3.6.10. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации, передача документов или их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководства Службы или руководителя соответствующего подразделения.