Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (утратил силу на основании приказа Ростехнадзора от 30.06.2011 N 340)

3.4. Организация работы с документами в подразделениях

3.4.1. Документы, поступившие в подразделение с резолюцией руководства Службы, работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, представляет руководителю подразделения, и после наложения им на этих документах резолюций вводит их содержание в САДД "Дело". Затем передает эти документы исполнителям, вводит отчет о ходе и результатах исполнения, по завершении исполнения передает подлинники документов и материалы по их исполнению в отдел документооборота и архива.

3.4.2. Руководители подразделений рассматривают документы в следующем порядке:

документы, поступившие в течение рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

документы, поступившие в подразделение за два часа до окончания рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня.

3.4.3. Поступившие в подразделения федеральные законы, акты и поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и с соответствующими указаниями Аппарата Правительства Российской Федерации, документы с пометками "Вручить немедленно" и "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения рассматриваются руководителем подразделения (лицом, его замещающим) в течение часа после их поступления.

3.4.4. Руководитель подразделения дает непосредственным исполнителям указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания в письменном виде. Данные об исполнителях и о сроках исполнения документов вносятся в РК документов работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении. После этого подлинники документов передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя подразделения.

Доступ к электронным РК в САДД "Дело" предоставляется исполнителям после соответствующего адресования им документов.

3.4.5. Управление делами контролирует (в сфере организации и обеспечения документооборота) прохождение в подразделениях документов с поручениями руководителя Службы и ежеквартально информирует руководителя Службы.

3.4.6. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнителям.

Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма.

3.4.7. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.4.8. Прием и первичная обработка документов, поступивших непосредственно в подразделение без рассмотрения руководством Службы, производится работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении. Данный работник осуществляет регистрацию документов в САДД "Дело", докладывает их руководителю подразделения, вводит в РК резолюцию руководителя, направляет документы исполнителям, отслеживает прохождение документов вплоть до завершения их исполнения, списывает в дело и готовит к передаче на архивное хранение в установленном порядке.

3.4.9. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, в отдел документооборота и архива.

3.4.10. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится в следующем порядке:

3.4.10.1. передача документов, зарегистрированных отделом документооборота и архива, производится только через этот отдел с обязательным вводом им информации об этом в САДД "Дело";

3.4.10.2. переадресация документов с поручениями руководителя Службы или его заместителей, поступивших в подразделение из службы делопроизводства руководителя Службы (его заместителей), производится с разрешения руководителя, давшего поручение;

3.4.10.3. переадресация документов, направленных после регистрации отделом документооборота и архива, производится по договоренности между руководителями подразделений по согласованию с руководителем отдела документооборота и архива с обязательным возвратом подлинника документа в упомянутый отдел для оформления и передачи документа по назначению;

3.4.10.4. переадресация документов, направленных после регистрации в подразделении, производится по договоренности между руководителями подразделений по согласованию с руководителем подразделения, в котором зарегистрирован документ, затем оформляется переадресация и передается документ по назначению.

3.4.11. Зарегистрированные в САДД "Дело" и поступившие в подразделение подлинники документов ежедневно сверяются работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении с перечнями документов в соответствующих электронных папках подразделения. При обнаружении несоответствия - сообщается в отдел документооборота и архива.

3.4.12. Документы, поступившие в адрес Службы и на имя руководства Службы из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), в обязательном порядке направляются для регистрации в отдел документооборота и архива.

3.4.13. О поступивших в подразделение документах (подлинниках на бумаге и перечнях электронных копий иных документов) докладывается руководителю подразделения. Работником делопроизводства в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.

3.4.14. Отдел документооборота и архива контролирует прохождение документов и информирует об этом руководство Службы.

3.4.15. Ответственные за ведение делопроизводства в подразделении регулярно вносят представленные исполнителями данные о ходе исполнения документов в их электронные карточки и не реже одного раза в неделю докладывают о ходе исполнения документов своим непосредственным начальникам.

3.4.16. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителем подразделения, осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении с вводом информации о них в САДД "Дело".

3.4.17. Подлинник документа, зарегистрированного в отделе документооборота и архива, исполненного в подразделении в соответствии с указанием руководства Службы, возвращается вместе с копией исходящего документа в упомянутый отдел.

3.4.18. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.4.19. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у работников подразделения, со сведениями, занесенными в САДД "Дело".