Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (утратил силу на основании приказа Ростехнадзора от 30.06.2011 N 340)

3.5.1. Отправка корреспонденции почтовой связью

3.5.1.1. Обработка документов, подписанных руководителем Службы, для отправки почтовой связью осуществляется отделом документооборота и архива, а подписанных заместителями руководителя Службы - работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Службы. Обработанные документы передаются работнику участка отправки почты отдела документооборота и архива (далее - работник участка отправки почты).

3.5.1.2. Обработка документов для отправки почтовой связью, подписанных руководителями подразделений, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего управления, Обработанные документы передаются работнику участка отправки почты:

а) для отправки в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, министерства, ведомства, территориальные органы Службы и подведомственные ей организации передаются исполнителем без конвертов.

Реквизит "Адресат" отправляемого документа не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов исполнителем документа составляется указатель рассылки (приложения N 15, 42);

б) другим организациям и физическим лицам корреспонденция исполнителем документа передается в незапечатанном конверте, с указанием на нем точного адреса и почтового индекса отделения связи адресата.

В случае отсутствия полных реквизитов адресата на письме и на конверте указываются те реквизиты, которые были указаны адресатом.

3.5.1.3. При необходимости доставки почты не простым видом отправки, а заказным или с уведомлением, в указателе рассылки должен быть указан конкретный вид оформления отправки с приложением подписанного списка отправки (приложение N 43).

3.5.1.4. При возврате почтовой корреспонденции, отправленной адресатам с неправильно оформленным почтовым адресом, или по другим причинам, они работником участка отправки почты возвращаются исполнителям.

3.5.1.5. Документы, требующие срочной отправки нарочным в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются исполнителями полностью оформленными в соответствии с главой II настоящей Инструкции непосредственно начальнику отдела документооборота и архива, а в его отсутствие (командировка, отпуск и т.п.) - лицу, его замещающему.

3.5.1.6. Документы, требующие срочной отправки нарочным в министерства и ведомства, доставляются адресату непосредственно исполнителями.

3.5.1.7. Документы, подлежащие отправке почтовой связью, должны обрабатываться в день их подписания, а подписанные во второй половине рабочего дня - не позднее следующего рабочего дня передаваться работнику участка отправки почты и отправляться адресату в срок не более двух-трех последующих рабочих дней.

3.5.1.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям заказной почтой (с оформлением отправки согласно п.5.5.1.3).

3.5.1.9. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Управления делами через начальника отдела документооборота и архива этого управления или лиц, их заменяющих.