Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (утратил силу на основании приказа Ростехнадзора от 30.06.2011 N 340)

3.3. Прием, обработка, регистрация и распределение
 поступающей корреспонденции

3.3.1. Корреспонденция, поступающая в Службу на бумажных носителях, проходит этапы ее первичной обработки, предварительного рассмотрения (с целью уяснения правильности адресования), регистрации в САДД "Дело", рассмотрения руководством и ввода резолюции руководства в регистрационную карточку документа (далее - РК). После прохождения корреспонденцией указанных этапов она в соответствии с резолюцией руководства передается по назначению для исполнения.

Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в САДД "Дело" и нерегистрируемые (приложение N 41).

На полученном регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп, а при возврате зарегистрированных ошибочно присланных писем регистрационный штамп погашается.

3.3.2. Первичная обработка поступающей корреспонденции осуществляется:

в части документов, адресованных Службе и руководителю Службы, - уполномоченными работниками отдела документооборота и архива;

в части документов, адресованных заместителям руководителя Службы, - работниками, ответственными за ведение делопроизводства этих заместителей;

в части документов, адресованных структурным подразделениям центральною аппарата Службы, - работниками этих подразделений, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении.

3.3.3. Первичная обработка поступившей корреспонденции включает в себя:

проверку правильности направления корреспонденции (по адресу, указанному на ее упаковке) и целостности этой упаковки (здесь и далее под упаковкой следует понимать конверт, пакет, бандероль, ящик, мешок и т.п.);

вскрытие упаковки с корреспонденцией (за исключением упаковок с пометками "Лично" и "Вручить лично", которые вскрываются самим адресатом или уполномоченным им лицом);

проверку наличия вложенных в упаковку документов (с полистной проверкой количества листов, включая листы приложений, если таковые указаны в соответствующем документе);

учет извлеченных из упаковок документов и их распределение на подлежащие регистрации в САДД "Дело" и не подлежащие такой регистрации;

постановку на подлежащих регистрации документах соответствующего штампа (с внесением в его оттиск предусмотренных данных).

При первичной обработке поступившей корреспонденции необходимо руководствоваться следующим:

а) в случаях неправильного адресования (ошибочной отправки) корреспонденции:

если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен по соответствующим сведениям на упаковке, то такая упаковка не вскрывается и возвращается отправителю;

если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен после вскрытия упаковки, то вложенные в нее документы вместе со вскрытой упаковкой возвращаются отправителю (или по согласованию с ним направляются в другой адрес), при этом поставленный на указанных документах регистрационный штамп погашается перекрестием;

б) в случаях отсутствия в упаковке документов, приложений к ним, а также при выявлении в упаковке меньшего или большего количества листов, чем это указано в сопроводительном документе, принявший упаковку работник составляет справку, которая прилагается к упаковке и передается начальнику своего подразделения для принятия решения;

в) в случаях получения от граждан письменных обращений с приложенными к ним личными документами (паспортами, военными билетами, трудовыми книжками, пенсионными и иными удостоверениями, фотографиями и т.п.) или их копиями, все эти документы, а также конверт, пакет отправителя обращения, вырезка из матерчатой или бумажной упаковки с его адресом подкалываются под большую скрепку и помещаются впереди листа с текстом обращения;

г) в случаях получения упаковок с вложенными в них письмами, к которым приобщены ценные бумаги и/или деньги, принявший упаковку работник составляет об этом акт (в двух экземплярах), подписываемый им лично и еще двумя работниками подразделения. Первый экземпляр акта остается у работника, принявшего эту упаковку, второй экземпляр присоединяется к оригиналу письма, которое в дальнейшем передается в архив;

д) в случаях получения посылок от граждан эти посылки передаются без их вскрытия начальнику отдела документооборота и архива или его заместителю, который докладывает о получении посылки начальнику Управления делами и действует в соответствии с принятым им решением;

е) в случаях извлечения из упаковок поврежденных документов или при их повреждении в процессе извлечения (надрыве или разрыве) принявший упаковку работник обязан принять меры к устранению повреждения.

3.3.4. Документы, адресованные руководителю Службы, а также без указания конкретного лица или подразделения, предварительно рассматриваются в Управлении делами, а затем представляются руководителю Службы или направляются в подразделение по назначению.

3.3.5. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно заместителям руководителя Службы, подразделениям или их должностным лицам.

3.3.6. Поступающая корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода в Управление международного сотрудничества.

3.3.7. Регистрация поступивших документов производится с вводом информации о них в САДД "Дело". В правой нижней части лицевой стороны первого листа зарегистрированного основного документа ставится оттиск регистрационного штампа с указанием в его строках даты регистрации документа, его входящего номера, а также количества листов основного документа и количества листов приложения к нему.

3.3.8. При регистрации документа на бумажном носителе, с приложением к нему текста в электронной форме, приложение прикрепляется в виде электронного файла к регистрационной карточке (РК) САДД "Дело".

3.3.9. Документы, полученные с доставкой нарочным под расписку, регистрируются в первую очередь.