Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (утратил силу на основании приказа Ростехнадзора от 30.06.2011 N 340)

2.8.5. Служебные письма

2.8.5.1. Служебные письма готовятся в соответствии с общими требованиями к оформлению документов (приложения N 24-30).

Служебные письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на письма министерств и ведомств;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

2.8.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.8.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

2.8.5.4. В реквизите заголовок документа и в тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов (приложение N 31), указывают их реквизиты: заголовок к тексту, а под чертой наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа.

2.8.5.5. Служебные письма, подписываемые руководителем (заместителями руководителя) Службы совместно с руководителями (заместителями руководителей) федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

2.8.5.6. При оформлении письма (так же, как и организационно-распорядительного документа) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.8.5.7. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.8.5.8. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору считает...", " Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору рассмотрела...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.8.5.9. При подготовке ответов на запросы Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти за подписью руководителя Службы обеспечивать визирование и согласование проектов ответов всеми заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:

Визирование:

исполнитель;

начальник отдела документооборота и архива Управления делами;

начальник управления, подготовившего соответствующий проект ответа.

Согласование:

начальник Управления организационно-правового обеспечения регулирующей деятельности;

начальник Управления делами;