5. Доступ к публичным архивам является правом. В рамках политической системы, уважающей демократические ценности, данное право должно распределяться на всех пользователей, независимо от их национальности, статуса и функций.
6. Доступ к архивам является частью функций служб публичных архивов, за что, как таковая, не должна взиматься плата.
7. Законодательство должно обеспечить:
a. или открытие публичных архивов без особых ограничений, или
b. общий период закрытия.
7.1. В случае необходимости могут предоставляться исключения из данного общего правила, столь необходимые в демократическом обществе, для обеспечения защиты:
a. важных общественных интересов, достойных защиты (таких как: национальная безопасность, внешняя политика и общественный порядок);
b. частных лиц от доступа к информации о их частной жизни.
7.2. Все исключения из общего периода закрытия в отношении либо сокращения, либо увеличения данного периода должны иметь под собой юридическую основу. Ответственность за любое закрытие или открытие лежит на органе, создавшем документы или его (органа) вышестоящего управления, если национальное законодательство не закрепляет данную ответственность за конкретным Архивом. Любое закрытие на больший, чем обычно период, должно производиться на заранее определенный срок, в конце которого рассматриваемая запись должна быть открыта.
8. Средства поиска должны покрывать все архивы и делать ссылку, в случае необходимости, на те архивы, которые могли быть недоступны для описания. Даже когда средства поиска обнаружат существование закрытых документов, и если они (документы) не содержат информации, защищенной законодательством, они должны быть легкодоступными, так, чтобы пользователи могли запрашивать разрешение для доступа.
9. Применяемые правила должны предоставлять возможность запроса особого разрешения у компетентного органа на доступ к закрытым документам. Особое разрешение должно быть предоставлено на тех же самых условиях всем пользователям, запрашивающим его.
10. Если запрашиваемый архив закрыт для доступа по причинам, указанным в пункте 7.1, особое разрешение может быть выдано на доступ к работе с выдержками или с частичным закрытием материала. Пользователь должен быть информирован о разрешении на частичный доступ.
11. Любой отказ в доступе или в выдаче особого разрешения на доступ должен быть представлен в письменной форме, и лицо, запрашивающее разрешение, должно иметь возможность обжаловать отрицательное решение, или, в конечном итоге, обратиться в суд.