7.2.1. В отдел архивов ДУД передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел архивов ДУД не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел архивов ДУД не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в отдел архивов ДУД осуществляется по графику, составленному отделом архивов ДУД, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному директором ДУД.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел архивов ДУД сотрудником отдела архивов ДУД предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием дел производится сотрудником отдела архивов ДУД в присутствии работника структурного подразделения. На всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника отдела архивов и начальника отдела архивов ДУД, принявших дела, и подпись лица, передавшего дела.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел архивов ДУД, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.Козлов
3 октября 2006 года