7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел архивов ДУД.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и экспертные комиссии (далее именуются - ЭК) в структурных подразделениях.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством отдела архивов ДУД.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел архивов ДУД; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, перечней министерств-предшественников, сводной номенклатуры дел Министерства и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 25), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 26).
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В каждом структурном подразделении Министерства ежегодно составляются описи дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством отдела архивов ДУД. По этим описям документы сдаются в отдел архивов ДУД.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводной описи дел Министерства, которую готовит отдел архивов ДУД и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.
7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 25) и представляются в отдел архивов ДУД через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дату дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись также под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи, после последней описательной статьи, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Например: | |
В данный раздел описи внесено 10 (десять) дел - с N 90 по N 99. Всего в опись внесено 102 (сто два) дела - с N 1 по N 99, в том числе N 34а, 47а, 54а, 54б - литерные, N 69 - пропущен | |
Ведущий специалист отдела архивов | Н.В.Блинова |
30.03.2006 | |
7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, рассматривается на заседании ЭК и подписывается ее председателем, затем утверждается руководителем структурного подразделения.
7.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в трех экземплярах. Сотрудники отдела архивов ДУД проверяют правильность оформления сдаваемых дел, описей, расписываются о приеме дел на всех экземплярах описи. Два экземпляра описи остаются на хранении в отделе архивов ДУД, третий экземпляр возвращается и хранится в структурном подразделении.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 26) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК Министерства акты утверждаются заместителем Министра только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел. При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указываются индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.