4.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются в Министерстве один раз.
4.3. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в структурных подразделениях в соответствии со своими полномочиями.
4.4. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Министерства, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
4.5. Для осуществления поиска документа используются атрибутивные папки в СЭДО "Поиск документа" и "Поиск резолюции", где указаны основные реквизиты документа или резолюции.
4.6. В СЭДО поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.