6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
6.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, ведомственными перечнями министерств-предшественников, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 19) составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем структурного подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с отделом архивов и отделом делопроизводства ДУД, подписывается руководителем структурного подразделения. Первый экземпляр подписанной номенклатуры дел каждого структурного подразделения направляется в отдел архивов ДУД, второй экземпляр остается в структурном подразделении. Электронная версия номенклатуры дел каждого структурного подразделения направляется в отдел документационного обеспечения ДУД для ввода в базу данных СЭДО.
6.1.5. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел архивов ДУД.
6.1.6. На основе номенклатур дел структурных подразделений ДУД составляет сводную номенклатуру дел Министерства (приложение N 20), которая один раз в пять лет рассматривается и согласовывается на заседании Центральной экспертной комиссии Министерства, затем направляется на согласование в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) и утверждается руководством Министерства.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел ДУД. Второй используется в отделе архивов ДУД в качестве рабочего. Третий направляется в ГА РФ.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
6.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
Графа 1 (индекс дела).
В этой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: |
Д01-12, где Д01 - индекс Департамента управления делами, 12 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. |
В номенклатуре дел, как правило, сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
Графа 2 (заголовок дела).
В эту графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: |
Документы по ведению переговоров с представителями иностранных государств о заключении соглашений (предложения, заключения, информация и др.) |