Документы за подписями Министра и заместителей Министра, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее именуются - высшие органы государственной власти), в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам, плюс два экземпляра (второй (визовой) - остается в деле отдела документационного обеспечения ДУД, третий - передается в департамент, подготовивший документ).
Документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в соответствующих секретариатах департаментов.
Исполнитель представляет подписанный документ для его регистрации вместе с подлинником поручения, а также вторым (визовым) и третьим экземплярами исходящего документа.
Работник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет правильность оформления документа: адресование, заголовок, наличие приложений, визы, подпись, отметка об исполнителе. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Вторая и третья копии исходящего документа заверяются путем проставления оттиска штампа "Верно" и росписи работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции. Вторые (визовые) экземпляры документов подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты:
подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;
содержание - краткое содержание документа;
исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;
визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;
адресаты - учреждения, куда направляется документ;
ответ на N - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;
списание в дело - проставляется номер дела по номенклатуре дел.
Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его работником.
Отправку исходящих документов Министерства осуществляет отдел документационного обеспечения ДУД. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения ДУД в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы для отправки передаются в отдел документационного обеспечения ДУД полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указателем на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ.
Документы, отправляемые Министерством, передаются почтой и с помощью технических средств связи. Документы, адресованные в высшие органы государственной власти, отправляются отделом документационного обеспечения ДУД фельдъегерской связью.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документационного обеспечения ДУД.
В отделе документационного обеспечения ДУД осуществляются конвертование, адресование, взвешивание, маркирование, заклеивание и другие операции.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, подготовленные к отправке с нарочным, передаются организациям - адресатам под расписку.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который потом возвращается в отдел документационного обеспечения ДУД с распиской работников почтового отделения связи.
Документы для направления дипломатической почтой сдаются в отдел защиты государственной тайны ДУД в сроки, установленные графиком отправки дипломатической почты.