Протокольный отдел ДУД подготавливает аннотацию поступивших на имя Министра документов с переводом текста с иностранного языка на русский язык.
Приглашения на приемы передаются протокольным отделом ДУД в аппараты Министра и заместителей Министра.
Документы, направляемые в адрес иностранных посольств и миссий в Москве, а также иностранных фирм и организаций за рубежом, передаются исполнителями для регистрации в протокольный отдел ДУД. Документы, направляемые в адреса посольств и миссий в Москве, а также международная корреспонденция передаются на отправку в отдел документационного обеспечения ДУД в законвертированном виде.
Экземпляр документа, подлежащий передаче иностранному представителю, должен иметь дату, а регистрационный номер проставляется только на вербальных нотах. Фамилия исполнителя и другие реквизиты не указываются.
Передача документов иностранным представителям может производиться в порядке, установленном специальной инструкцией о порядке приема иностранных делегаций (иностранных граждан) в Министерстве.
Лицо, вручившее документ, делает отметку на визовом экземпляре о том, кому и когда вручен документ, и заверяет это своей подписью; все копии врученного документа регистрируются как исходящий документ.
Справки и консультации о порядке составления и оформления документов в иностранные посольства, миссии и иностранные представительства дает протокольный отдел ДУД.