Недействующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации (не нуждается в госрегистрации) (утратил силу на основании приказа Минэкономразвития России от 18.02.2011 N 51)

3.3. Прием, обработка и распределение входящих документов

3.3.1. Вся корреспонденция, адресованная в Министерство, поступает в отдел документационного обеспечения ДУД.

Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра или в адрес Министерства, регистрируются отделом документационного обеспечения ДУД, а документы, поступившие в адрес департаментов Министерства, - соответствующими секретариатами.

Иностранная корреспонденция и обращения граждан, поступившие на имя Министра, его заместителей, в адрес Министерства или департаментов Министерства, передаются для регистрации из отдела документационного обеспечения ДУД соответственно в протокольный отдел ДУД или в отдел по работе с обращениями граждан ДУД.

Корреспонденция, адресованная подведомственным Министерству организациям, передается по принадлежности в экспедиции этих организаций.

Корреспонденция из торговых представительств Российской Федерации в иностранных государствах и аппаратов торговых советников посольств Российской Федерации поступает в отдел документационного обеспечения ДУД только через отдел защиты государственной тайны ДУД.

3.3.2. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела документационного обеспечения ДУД.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, а затем вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций). После чего проверяется правильность вложения документов.

При обнаружении повреждений, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе документационного обеспечения ДУД, другой экземпляр акта вместе с документом направляются адресату.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 16.

3.3.3. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Документ имеет следующие реквизиты:

вид документа;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

корреспондент - указывается организация, откуда поступил документ;

номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа;

дата документа - проставляется число, присвоенное организацией-автором документа;

подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;

содержание - включает в себя краткое содержание документа;

тип доставки - фельдсвязь, почта, факс и др.;

состав - указывается количество листов документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" количество листов (брошюр) приложения.

Кроме того, к регистрационной электронной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа.

При необходимости в электронную регистрационную карточку вводятся дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами, заполнение журнала передач.

3.3.4. Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование Министерства, дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭДО. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения. В левом нижнем углу наносится штрих-код.

3.3.5. После сканирования зарегистрированный документ на имя Министра, в адрес Министерства передается отделом документационного обеспечения ДУД в организационный отдел ДУД в день его поступления для рассмотрения и подготовки проекта резолюции, который вносится в электронную регистрационную карточку документа. При необходимости в электронную регистрационную карточку документа вносится соответствующая отметка "К". На проекте резолюции отметка "К" печатается в верхнем левом углу.

3.3.6. После подготовки проекта резолюции документ передается организационным отделом ДУД в отдел документационного обеспечения ДУД для оформления заказа на копировально-множительные работы.

Подлинный экземпляр документа (кроме законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации) из отдела документационного обеспечения ДУД направляется исполнителю, указанному в резолюции первым (ответственному), остальным исполнителям направляются копии.