3.3.1. Вся корреспонденция, адресованная в Министерство, поступает в отдел документационного обеспечения ДУД.
Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра или в адрес Министерства, регистрируются отделом документационного обеспечения ДУД, а документы, поступившие в адрес департаментов Министерства, - соответствующими секретариатами.
Иностранная корреспонденция и обращения граждан, поступившие на имя Министра, его заместителей, в адрес Министерства или департаментов Министерства, передаются для регистрации из отдела документационного обеспечения ДУД соответственно в протокольный отдел ДУД или в отдел по работе с обращениями граждан ДУД.
Корреспонденция, адресованная подведомственным Министерству организациям, передается по принадлежности в экспедиции этих организаций.
Корреспонденция из торговых представительств Российской Федерации в иностранных государствах и аппаратов торговых советников посольств Российской Федерации поступает в отдел документационного обеспечения ДУД только через отдел защиты государственной тайны ДУД.
3.3.2. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела документационного обеспечения ДУД.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, а затем вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций). После чего проверяется правильность вложения документов.
При обнаружении повреждений, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе документационного обеспечения ДУД, другой экземпляр акта вместе с документом направляются адресату.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 16.
3.3.3. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Документ имеет следующие реквизиты:
вид документа;
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
корреспондент - указывается организация, откуда поступил документ;
номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа;
дата документа - проставляется число, присвоенное организацией-автором документа;
подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;
адресат - указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;
содержание - включает в себя краткое содержание документа;
тип доставки - фельдсвязь, почта, факс и др.;
состав - указывается количество листов документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" количество листов (брошюр) приложения.
Кроме того, к регистрационной электронной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа.
При необходимости в электронную регистрационную карточку вводятся дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами, заполнение журнала передач.
3.3.4. Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование Министерства, дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭДО. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения. В левом нижнем углу наносится штрих-код.
3.3.5. После сканирования зарегистрированный документ на имя Министра, в адрес Министерства передается отделом документационного обеспечения ДУД в организационный отдел ДУД в день его поступления для рассмотрения и подготовки проекта резолюции, который вносится в электронную регистрационную карточку документа. При необходимости в электронную регистрационную карточку документа вносится соответствующая отметка "К". На проекте резолюции отметка "К" печатается в верхнем левом углу.
3.3.6. После подготовки проекта резолюции документ передается организационным отделом ДУД в отдел документационного обеспечения ДУД для оформления заказа на копировально-множительные работы.
Подлинный экземпляр документа (кроме законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации) из отдела документационного обеспечения ДУД направляется исполнителю, указанному в резолюции первым (ответственному), остальным исполнителям направляются копии.