В заголовке Справки указываются:
в поле "за 200_ год" - год, за который представляется Справка;
в поле "N ______" - порядковый номер Справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом;
в поле "от_________" - дата (число, номер месяца, год) составления Справки путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: 15.01.2007, где 15 - число, 01 - месяц, 2007 - год;
в поле "в ИФНС N ____" - четырехзначный номер налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете, например: 5032, где 50 - код региона, 32 - номер налогового органа.
В разделе 1 Справки указываются данные о налоговом агенте.
В пункте 1.1 для налоговых агентов-организаций отражается идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН) и код причины постановки на налоговый учет (далее - КПП) (указываются через разделитель "/"), а для налоговых агентов - физических лиц указывается ИНН.
В случае если сведения о доходах заполняются организацией на работников ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН через разделитель "/" указывается КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации.
В пункте 1.2 "Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица" указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно его написанию в Едином государственном реестре налогоплательщиков. Содержательную часть наименования (его аббревиатуру или название, например: "школа N 241", или "ОКБ "Вымпел"), располагается в начале строки.
В отношении налогового агента - физического лица указывается полностью, без сокращений, фамилия, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис. Например: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.
В пункте 1.3 "Код ОКАТО" указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации, где оборудовано стационарное рабочее место того работника, на которого заполняется Справка. Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется Справка, получало доходы от работы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько Справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы). Значение кода ОКАТО содержится в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО). Информацию о коде ОКАТО можно также получить в налоговом органе по месту постановки на налоговый учет.
Например, при заполнении Справки о доходах, полученных физическим лицом в головной организации, в пункте 1.1 указывается ИНН организации, КПП по месту нахождения организации, в пункте 1.3 указывается код ОКАТО по месту нахождения организации.
При заполнении Справки о доходах, полученных работником от работы в обособленном подразделении той же организации, в пункте 1.1 указывается ИНН организации, КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации, в пункте 1.3 указывается код ОКАТО по месту нахождения обособленного подразделения организации.
Для налогового агента - физического лица указывается код ОКАТО по его месту жительства.
В пункте 1.4 "Телефон" указывается контактный телефон налогового агента, по которому в случае необходимости может быть получена справочная информация, касающаяся вопросов налогообложения данного налогоплательщика, а также учетных данных этого налогового агента и налогоплательщика. При отсутствии у налогоплательщика контактного телефона данный реквизит не заполняется.
В разделе 2 Справки отражаются данные о физическом лице - получателе дохода.
В пункте 2.1 "ИНН" указывается идентификационный номер налогоплательщика - физического лица, который указан в документе, подтверждающем постановку данного физического лица на налоговый учет в налоговом органе Российской Федерации. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.
В пункте 2.2 "Фамилия, имя, отчество" указываются фамилия, имя и отчество физического лица - налогоплательщика, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Для иностранных физических лиц допускается при написании использование букв латинского алфавита. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика.
В пункте 2.3 "Статус" указывается статус налогоплательщика. Если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации (далее - резидент), указывается цифра 1, а если нет, то указывается цифра 2.
В пункте 2.4 "Дата рождения" указывается дата рождения (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: 01.05.1945, где 01 - число, 05 - месяц, 1945 - год рождения.
В пункте 2.5 "Гражданство" указывается код страны, гражданином которой является физическое лицо. Код страны выбирается из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Например: код 643 - код России, код 804 - код Украины. При отсутствии у физического лица гражданства указывается код 999.
В пункте 2.6 "Код документа, удостоверяющего личность" указывается код, который выбирается из справочника "Коды документов" (приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ).
В пункте 2.7 "Серия, номер документа" указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно, серия и номер документа, знак "N" не проставляется.
В пункте 2.8 "Адрес места жительства в Российской Федерации" указывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.
Элементами адреса являются: "Почтовый индекс", "Код региона", "Район", "Город", "Населенный пункт", "Улица", "Дом", "Корпус", "Квартира".
"Код региона" - это код субъекта Российской Федерации, на территории которого физическое лицо имеет место жительства. Код региона выбирается из справочника "Коды регионов" (приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ). "Почтовый индекс" - индекс предприятия связи, находящегося по месту жительства налогоплательщика. При отражении элемента адреса "дом" могут использоваться как числовые, так и буквенные значения, а также знак "/" для обозначения углового дома. Например: 4А либо 4/2. Модификации типа "строение" заполняются в поле "корпус".
Приведем следующие примеры заполнения элементов адреса места жительства.
Пример 1. Адрес: г.Москва, Ленинский проспект, дом 4А, корпус 1, квартира 10 - отражается следующим образом. В поле "Почтовый индекс" указывается 110515; в поле "Код региона" указывается 77; в поле "Улица" указывается Ленинский пр-кт; в поле "Дом" указывается 4А; в поле "Корпус" указывается 1; в поле "Квартира" указывается 10.