Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России (с изменениями на 27 августа 2010 года) (утратил силу с 15.04.2012 на основании приказа МВД России от 12.12.2011 N 1221)
V. Хранение письменных обращений и материалов,
связанных с их рассмотрением
90. После подписания ответа автору письменного обращения само обращение и связанные с его рассмотрением материалы проверки с отметкой "в дело" на листе для резолюций или заключении, датой и подписью руководителя подразделения системы МВД России, принявшего такое решение, передаются в подразделение делопроизводства для отправки ответа заявителю.
91. Каждое письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, исполнителем формируются и сшиваются в отдельный материал в следующей последовательности (абзац в редакции, введенной в действие с 28 февраля 2010 года приказом МВД России от 11 января 2010 года N 1, - см. предыдущую редакцию):
________________
Далее - материал(ы) по письменному(ым) обращению(ям), материал(ы).
опись документов, находящихся в материале по письменному обращению;
лист резолюций по письменному обращению;
письменное обращение, приложения к нему (если они имеются);
копия ответа автору обращения, а также (если имеются) копии промежуточных ответов автору, рапорт о продлении срока рассмотрения (абзац в редакции, введенной в действие с 28 февраля 2010 года приказом МВД России от 11 января 2010 года N 1, - см. предыдущую редакцию);
заключение по результатам рассмотрения обращения (если проводилась проверка) (абзац в редакции, введенной в действие с 28 февраля 2010 года приказом МВД России от 11 января 2010 года N 1, - см. предыдущую редакцию);
материалы проверки по письменному обращению (если она проводилась).
92. Оригиналы личных документов (свидетельство о рождении, паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о регистрации, свидетельство о собственности и другие правоустанавливающие документы) к материалу по письменному обращению не приобщаются, а возвращаются автору обращения путем личного вручения или способом, обеспечивающим их сохранность.
93. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в материал по письменному обращению подшиваются его копия, а также копии сопроводительного документа и ответа автору. В учетную форму вносятся соответствующие сведения.
94. Запрещается расшивать законченный производством и списанный в дело материал по письменному обращению, а также изымать из него какие-либо документы.
95. Материалы по письменным обращениям граждан формируются в отдельных делах, где они между собой не сшиваются, располагаются в хронологическом порядке исходя из даты их списания. Опись к делу должна содержать следующие графы: фамилия автора обращения; регистрационный номер обращения; количество листов в материале по письменному обращению; отметка о движении материала. При передаче дел в подразделение специальных фондов, имеющиеся в нем материалы сшиваются (пункт в редакции, введенной в действие с 28 февраля 2010 года приказом МВД России от 11 января 2010 года N 1, - см. предыдущую редакцию).
96. При частом изъятии из дел материалов по письменным обращениям допускается ведение Журнала учета движения материалов по письменным обращениям граждан (приложение N 5). Указанный журнал оформляется и ведется по правилам делопроизводства (пункт в редакции, введенной в действие с 28 февраля 2010 года приказом МВД России от 11 января 2010 года N 1, - см. предыдущую редакцию).
97. Допускается хранение в отдельных томах дел коллективных, повторных, многократных, анонимных, некорректных по содержанию или изложению обращений, а также обращений, содержащих исковые заявления, с материалами, связанными с их рассмотрением (исполнением судебных решений) (пункт в редакции, введенной в действие с 28 февраля 2010 года приказом МВД России от 11 января 2010 года N 1, - см. предыдущую редакцию).
98. В учетную форму вносятся сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения. При изъятии материала по письменному обращению из дела в описи проставляются отметки о движении материала (пункт в редакции, введенной в действие с 28 февраля 2010 года приказом МВД России от 11 января 2010 года N 1, - см. предыдущую редакцию).
99. С разрешения руководителя подразделения системы МВД России допускается направление материалов по письменным обращениям, их копий или копий отдельных документов в другие подразделения системы МВД России, государственные органы, органы местного самоуправления.
100. Работникам подразделений делопроизводства запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, а также неправильно или не полностью оформленные материалы проверок по письменным обращениям.
101. Запрещается хранение рассмотренных материалов по письменным обращениям у исполнителей. В исключительных случаях в связи с осуществлением контроля по распоряжению руководителя подразделения системы МВД России допускается их хранение у уполномоченного на то должностного лица с обязательной отметкой об этом в описи материалов, находящихся в деле (пункт в редакции, введенной в действие с 28 февраля 2010 года приказом МВД России от 11 января 2010 года N 1, - см. предыдущую редакцию).