12. Регистрация информации о преступлениях и происшествиях производится в дежурных частях учреждений и органов УИС незамедлительно. При наличии причин, препятствующих должностному лицу незамедлительно сдать на регистрацию сообщение о преступлении (например, в связи со значительной отдаленностью от места регистрации, стихийным бедствием, непогодой и т.д.), регистрация такого сообщения может быть осуществлена на основании информации, переданной (полученной) по различным каналам связи.
13. Сообщения о преступлениях регистрируются в Книге регистрации сообщений о преступлениях, а информация о происшествиях - в Журнале регистрации информации о происшествиях (приложение 3). Запрещается отражать в указанных документах ставшие известными сведения о частной жизни заявителя (пострадавшего), его личной и семейной тайне, а также иную конфиденциальную информацию, охраняемую законом.
14. Регистрационные книги и журналы заводятся и хранятся в дежурной части учреждения и органа УИС. Им присваивается регистрационный номер по канцелярии. Заполнение их производится дежурным по учреждению или органу УИС, которые регистрируют в соответствии с требованиями настоящей Инструкции всю поступающую информацию о преступлениях и происшествиях и в дальнейшем при наличии оснований делают записи о ее разрешении. Другим сотрудникам УИС делать записи в регистрационных книгах и журналах запрещается.
15. В случае получения сообщения о преступлении или правонарушении, опубликованного и распространенного в средствах массовой информации, регистрация и последующая проверка данного сообщения проводится по месту совершения преступления.
16. Поступившая из других учреждений или органов УИС, правоохранительных органов информация о преступлениях и происшествиях регистрируется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
17. Если регистрация информации о преступлениях или происшествиях по каким-либо причинам была задержана (например, сотрудник УИС из-за неисправности связи не смог своевременно передать поступившую к нему информацию дежурному по учреждению или органу УИС), то при регистрации, наряду со временем поступления информации в дежурную часть, указываются дата, часы и минуты ее первичного поступления к сотруднику УИС. В этих случаях сроки разрешения информации исчисляются со времени первичного поступления информации к сотруднику УИС.
18. Если информация о происшествии не подтвердилась, то результаты проверки или принятое решение фиксируются в графе 9 Журнала регистрации информации о происшествиях, соответствующая запись заверяется подписью сотрудника, производившего проверку данной информации.
19. Все реквизиты регистрационных книг и журналов заполняются в соответствии с рекомендациями, напечатанными на обороте их титульных листов. Записи по каждой информации должны содержать краткие и вместе с тем полные сведения о том, что и когда произошло, кто и в какой форме заявил о происшедшем, какие поручения даны по порядку рассмотрения, какие меры приняты для проверки, кто участвовал в рассмотрении, какое решение, когда и кем принято.
20. При регистрации информации о происшествиях, поступившей в письменном виде, на документе делается отметка, включающая дату регистрации, номер по Журналу регистрации информации о происшествиях, количество листов основного документа (приложения), фамилию и подпись дежурного по учреждению или органу УИС, принявшего информацию.
21. Персональная ответственность за нарушение правил ведения в дежурных частях регистрационных книг и журналов, а также неполноту регистрации поступившей информации о преступлениях и происшествиях возлагается на дежурного и начальника учреждения или органа УИС.
22. Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела регистрируются в Журнале учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела (приложение 4), который ведется сотрудниками оперативно-режимных служб и хранится в канцелярии учреждений и органов УИС. Им присваивается очередной порядковый (с начала года) номер.
23. Если на основании постановления следователя (начальника органа дознания) информация о преступлениях и происшествиях приобщается к находившимся в производстве уголовным делам или проверочным материалам, то дежурным по учреждению или органу УИС делается соответствующая отметка в регистрационных документах.
24. Непринятие правомочным или уполномоченным должностным лицом мер к регистрации принятого сообщения о преступлении или отказ в регистрации представленного сообщения недопустимы и расцениваются как факт укрытия такого сообщения от регистрации.