Рекомендации по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные

Общие положения

Настоящие рекомендации рассматривают порядок доступа юридических и физических лиц к архивным документам, содержащим персональные данные. Основой рекомендаций являются Конституция России и федеральные законы, а также модельный закон "О персональных данных", разработанный в качестве базового акта для создания государственного законодательства стран - членов СНГ.

В законодательно-нормативной базе России, определяющей решение проблемы доступа к персональным данным, имеются существенные пробелы:

- не принят федеральный закон "О персональных данных";

- существующие законодательные акты, касающиеся персональных данных, противоречивы (это относится и к дефиниции термина "персональные данные", и к степени их конфиденциальности), не имеют механизма реализации;

- федеральные законы касаются персональных данных документов текущего делопроизводства и не во всем могут быть применены при решении проблемы доступа и использования персональных данных, содержащихся в документах АФ РФ;

- нормативно-правовые документы, действующие на территории субъектов РФ и муниципальных образований и касающиеся персональных данных, не в полной мере базируются на федеральном законодательстве.

В государственных архивах России собрано огромное количество документов, содержащих персональные данные. Отсутствие необходимой нормативно-правовой базы вызывает большие трудности в работе архивистов. Сложность ситуации заключается еще и в том, что в начале 1990-х годов в состав АФ РФ вошли документы структурных подразделений коммунистической партии СССР (до 1991 года включительно) и отдельные комплексы документов из архивов ФСБ, содержащие значительный комплекс персональных данных граждан. Поступление этих документов в архивы стало следствием смены общественно-политического строя, болезненных преобразований, коснувшихся всех слоев общества, что заставляет быть особенно взвешенным при решении вопроса о доступе к ним. Международный опыт подтверждает данное положение "... в государствах, испытавших революционные ситуации, гражданские войны, военные перевороты или другие серьезные социальные или политические потрясения, свободный доступ к документам, имеющим отношения к названным событиям, может привести к открытым разоблачениям (обвинениям), террористическим актам мести и сведению счетов".

_______________

Дюшен М. Ограничения доступа, использования и передачи архивной информации. Исследование РАМП, ЮНЭСКО. Париж, 1983. (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД). С.32.

В сложившейся ситуации очевидна необходимость выхода в свет настоящих рекомендаций. Рекомендации подготовлены с целью оказать помощь сотрудникам архивных учреждений России в исполнении конституционных и законодательных норм применительно к проблеме обеспечения доступа пользователей к архивным документам, содержащим персональные данные в составе локальных документных комплексов: личные, персональные, пенсионные дела, дела по выездам за границу, дела о присвоении ученых степеней и званий и др. Указанные комплексы (состав документов каждого из комплексов, тематические группы персональных данных, содержащиеся в каждом виде документа комплекса) подробно описаны в подготовленном сотрудниками ВНИИДАД справочно-информационном пособии "Документы, содержащие персональные данные, в государственных архивах России". Названные комплексы формировались государственными структурами с целью сбора информации персонального характера о конкретных гражданах и в основе своей содержат конфиденциальную информацию. Порядок доступа к документам прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел дан в соответствующем Положении.

_______________

Документы, содержащие персональные данные, в государственных архивах России. Справочно-информационное пособие. СИФ ОЦНТИ. М., 2001. N 216 - 2001.

Положение о порядке доступа к материалам прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации. Взамен "Регламента..." Находится в стадии утверждения.

Рекомендации распространяются на документы государственной части АФ РФ и предназначены для использования работниками государственных, муниципальных, архивов. После принятия соответствующих законодательных актов Рекомендации могут быть в дальнейшем скорректированы с целью обеспечения защиты прав личности и на доступ к информации, и на защиту своих персональных данных.