В строках 501-503 учитывается количество отдельно стоящих зданий (помещений), при этом в строке 502 учитываются только здания, построенные специально для архивов по типовым или индивидуальным проектам. Количество имеющихся в зданиях хранилищ (изолированных помещений) не указывается.
Если в одном здании размещены архив и другая организация, то часть здания, занимаемая архивом, учитывается как одно здание.
В суммарном паспорте архивов субъекта Российской Федерации здание, в котором располагаются два и более архивов, учитывается как одно, а необходимые пояснения даются в объяснительной записке.
Строка 508 - степень загруженности архивохранилищ рассчитывается путем деления количества ед.хр., хранящихся в архиве, с учетом документов, принятых на временное (депозитарное) хранение, на проектную или расчетную вместимость архивохранилищ (в ед. хр.) и умножения на 100.
Строки 509 и 510 - показатель оснащенности зданий охранной и пожарной сигнализацией определяется как отношение количества архивных зданий, оснащенных соответствующей сигнализацией, к общему числу архивных зданий, выраженное в процентах.
Строка 511 - учитываются ед.хр., обеспеченные первичными средствами хранения. Документы, упакованные в бумагу, не показываются.
Отдел обеспечения сохранности
и государственного учета
архивных документов Росархива