Подраздел 3.1. Описи, каталоги, базы данных.
Графа 1. "Количество описей (книг учета и описания) (Всего)".
Во всех строках показывается количество описей (книг учета и описания), имеющих самостоятельные номера по листам фондов и листам учета; количество томов описей (книг учета и описания) не учитывается.
При заполнении строки 307 необходимо иметь в виду следующее: если один и тот же массив фотодокументов учтен и в описях, составленных каждым фондообразователем по видам, размерам, цветности фотодокументов (на основании которых проводился их прием), и в книгах учета и описания, то указывается количество книг учета и описания. Описи учитываются только в случаях, если присвоенные по ним учетные номера фотодокументов являются их архивными шифрами.
При необходимости пояснения о принятом в архиве порядке учета фотодокументов и его отражении в паспорте включаются в объяснительную записку.
Графа 2. "Количество описей (книг учета и описания) в полном комплекте".
В строках 301-305, 311 показывается количество описей, имеющихся не менее чем в 3 экземплярах.
В строках 306-310 показывается количество описей (книг учета и описания), имеющихся не менее чем в 2 экземплярах.
Если опись состоит из нескольких томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.
Графа 3. "Количество закаталогизированных фондов".
Во всех строках учитывается количество фондов, прошедших тематическую разработку.
Примечание. Фонд считается прошедшим тематическую разработку, если закаталогизирован полностью или частично, каталожные карточки содержат информацию о документах фонда на разных уровнях обобщения - от части документа до отсылки к целому фонду. Уровень тематической разработки определяется составом и содержанием документов фонда и потребностями в их использовании и фиксируется в картотеке учета состава и состояния НСА архива.
Графа 4. "Количество закаталогизированных единиц хранения/единиц учета".
Указывается количество единиц хранения/единиц учета, прошедших тематическую разработку (по аналогии с учетом количества фондов, прошедших тематическую разработку).
Количество тематически разработанных аудиовизуальных и машиночитаемых документов (строки 306, 308-310, 312/знаменатель) учитывается только в единицах учета.
Графы 5, 6. "Количество составленных карточек. Всего, из них включенных в каталоги".
Учитывается количество карточек, подлежащих включению в систему каталогов архива.
Графа 7. "Создано БД о составе и содержании документов".
БД одного наименования учитывается только один раз.
БД по учету фондов, по ведению списков организаций - источников комплектования архива в графе 7 не учитываются. Сведения о них даются в объяснительной записке к паспорту.
БД по документам нескольких видов показывается в строке, соответствующей преобладающему в ней объему информации о документах определенного вида.
Графа 8. "Информационный объем баз данных".
Учитывается информационный объем БД, показанных в графе 7.
Подраздел 3.2. "Справочно-информационные издания".
Строка 314 - учитывается общее количество всех изданных (тиражированных) справочников с указанием соответственно в строках 315-318 количества таких справочников с разбивкой по видам, при этом учитываются все переиздания справочников.