Графа 1 - "Количество фондов".
Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу, аудиовизуальные документы и т.д.), учитывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к "типу фонда"* определяется по составу включенных в него документов.
_______________
* Термин введен условно.
В строке 101 показывается сумма показателей граф 102-105;
- в строке 102 - количество фондов, основу которых составляет управленческая документация на бумажной основе (несмотря на наличие в фонде документов по личному составу и др.);
- в строке 103 - количество фондов личного происхождения, в том числе включающих кинофотофонодокументы и видеофонограммы;
- в строке 104 - количество фондов, принятых в архив от учреждений-фондообразователей, включенных в список источников комплектования НТД, а также количество фондов, содержащих только научно-техническую документацию. Если от фондообразователя принята только управленческая документация, то такой фонд учитывается в строке 102;
- в строке 105 - количество фондов, содержащих только документы по личному составу;
- в строках 106-110 - количество фондов, содержащих соответственно только кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, МЧД.
В строке 111 показывается количество коллекций и фондов, состоящих из микроформ на правах подлинников.
Примечание. Под микроформами на правах подлинников понимаются микрофильмы, изготовленные и оформленные в соответствии с ГОСТ 13.1.101-93 "Микрофильмы на правах подлинников", а также микрофильмы и микрофиши, отснятые с подлинных архивных документов, являющихся, как правило, собственностью иностранных государств.
В строке 112 показывается сумма строк 101, 106-111.
Графа 2. "Количество ед.хр. (Всего)".
В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы. Объем не прошедших научного описания и не внесенных в описи документов указывается в условных единицах хранения (кроме подокументно учтенных материалов, как правило, личного происхождения).
При подокументном учете неописанных материалов их объем в документах указывается только в примечании к гр.2 строки 103.
В строке 101 показывается сумма строк 102-105.
В строке 102 показывается суммарное количество ед.хр. управленческой документации, внесенных в описи, неописанных, а также секретных, включая документы, принятые на временное (депозитарное) хранение. В этом же показателе учитываются документы персонального характера, а также документы по личному составу, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности после истечения предельного срока их временного хранения (75 лет ЭПК) и отобранные на постоянное хранение.
В строке 103 показывается количество документов личного происхождения, включенных в описи, а также не описанных, но учтенных в условных ед.хр., в том числе принятых на временное (депозитарное) хранение.
При заполнении строк 104-111 соблюдается аналогичный подход. При этом следует иметь в виду, что учет объема документов, обозначенных в строках 104-111, осуществляется, как правило, на основе подсчета их количества из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно научно-технической документации, дел по личному составу, микроформ на правах подлинников и др.
Примечание. За единицу хранения микроформ на правах подлинников принимается физически обособленный рулон или комплекс микрофиш вне зависимости от количества заснятых на нем дел и документов.
В строке 112 показывается сумма строк 101, 106-111.
Графа 4. "Количество секретных единиц хранения".
В общем паспорте указанная графа не заполняется. Данные представляются в вышестоящий архивный орган специальной почтой.
Графа 5. "Количество учтенных особо ценных единиц хранения".
Указывается количество выявленных и учтенных в установленном порядке особо ценных единиц хранения.
Графа 6. "Количество единиц хранения, принятых на временное хранение".
Показывается объем документов, поступивших в архив на временное (депозитарное) хранение на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником документов и архивом с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. При этом следует иметь в виду, что выделенный в самостоятельную графу этот показатель является составной частью показателя графы 2.