1. Реквизит "Регистрационный номер" - заполняется Центром информационных технологий Росархива после принятия в установленном порядке решения о включении документа в ГР.
2. Реквизит "Дата включения в ГР" указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000 (01.02.1998).
3. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он учтен в описи, других учетных документах.
4. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа - по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.
5. Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.
6. Реквизит "Автор документа" - указывается автор (создатель) текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.
Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке. Например: "Жалованная грамота Ивана III".
7. Реквизит "Дата (время создания документа)" - заполняется, если документ датирован его создателем, дата указывается арабскими цифрами следующим образом 00.00.0000.
8. Реквизит "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.
9. Реквизит "Ориентировочная дата (время создания документа)" - указывается дата, установленная косвенным путем, фиксируется в произвольной форме, например: не ранее 12.12.1923 - не позднее 12.22.1923, или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век.
10. Реквизит "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:
- древнерусский
- старославянский
- церковно-славянский
- русский
- латинский
- греческий
- арабский
- старофранцузский
- и т.д.
11. Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").
12. Реквизит "Историческая справка" - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.
13. Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.
14. Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).
15. Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.
16. Реквизит "Художественные особенности оформления" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов, как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета.
17. Реквизит "Опубликованность документа" - указывается первая и последующие (одна-две) основные научные публикации документа, в том числе зарубежные, со всеми выходными данными (издательство, год, если необходимо страна).
18. Реквизит "Экспонирование" - указываются даты и места экспонирования документа.