Действующий

Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного архива и примерных должностных инструкций главного хранителя фондов и заведующего архивохранилищем государственного архива

4. Функции


Архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет обособленное хранение:

документов на различных носителях, в т.ч. сейфовое хранение уникальных документов;

страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;

документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.

4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости - картонирование документов.

4.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:

4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.

4.3.2. Обеспечивает нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений.

4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов.

4.3.4. Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.

4.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архивохранилища.

4.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

4.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

4.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:

4.7.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива и архивохранилища.

4.7.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов в архивохранилище.

4.7.3. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

4.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальных и особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:

4.8.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда пользования.

4.8.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к страховому копированию для передачи в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда.

4.8.3. Учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования.

4.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.

4.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

4.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.

4.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:

- использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям во временное пользование;

- проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;