4.1. В целях безопасности экспонатов при их демонстрации Выставочный зал обеспечивает наличие смотрителей в залах.
4.2. Хранитель Выставочного зала:
4.2.1. Осуществляет ежедневный визуальный контроль наличия экспонатов в соответствии с повитринным и постендовым перечнем с фиксацией результатов в названном перечне.
4.2.2. Проверяет соблюдение правил обеспечения сохранности экспонатов, размещенных в выставочном оборудовании (размещение, крепление, средства охраны, защиты и изоляции, и т.п.).
4.3. В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителю Выставочного зала. Участвует в определении мер по устранению выявленных недостатков, контролирует проведение необходимых работ.
4.4. В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а также предоставившему эти экспонаты учреждению - участнику выставки. Факт изменений в физическом состоянии экспонатов регистрируется в акте произвольной формы.
По согласованию с учреждением - участником выставки поврежденные экспонаты могут быть изъяты из экспозиции для принятия мер по улучшению их физического состояния. Вопросы проведения и оплаты реставрационных работ решаются на основании соответствующего Договора.
4.5. В случае выявления отсутствия экспоната(ов) хранитель (а также смотритель или другой работник, заметивший их отсутствие) немедленно информирует об этом руководителей Выставочного зала и ГАРФ. Руководство ГАРФ информирует компетентные органы и учреждение - участника выставки.
Вопрос о степени и размерах возмещения ущерба решается на основании соответствующего Договора.
4.6. Вопрос о разрешении фотографирования экспонатов, проведении кино- и фотосъемок решается руководством Выставочного зала по согласованию с хранителем с учетом положений соответствующего Договора.