2.1. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным залом экспозиционный план и макет оформления залов выставки, повитринный и постендовый перечень экспонатов, а также график приема-передачи экспонатов.
Количество отобранных и включенных в экспозиционный план экспонатов должно соответствовать возможностям размещения их в выставочном оборудовании Выставочного зала.
2.2. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется только при наличии утвержденного директором архива-организатора экспозиционного плана, а также макета оформления залов выставки, повитринного и постендового перечня экспонатов в соответствии с графиком их приема-передачи.
При создании оргкомитета выставки экспозиционный план утверждает его председатель.
Прием-передача экспонатов, не включенных в экспозиционный план, не допускается.
В исключительных случаях на основании специального письма, подписанного директором архива-организатора, могут быть приняты дополнительные экспонаты в порядке, установленном настоящим разделом.
2.3. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется от архива-организатора в соответствии с установленными правилами. Документы государственных архивов передаются по актам о выдаче документов во временное пользование с описанием их физического состояния.
В случае необходимости по договоренности сторон экспонаты в Выставочный зал могут быть переданы непосредственно от учреждения - участника выставки, что оговаривается в соответствующем Договоре.
Прием документов осуществляется хранителем поединично с выборочным полистным просмотром дел и обязательным ознакомлением с их физическим состоянием и правильностью его отражения в соответствующих актах. При необходимости в акты вносятся согласованные уточнения, которые заверяются подписями должностных лиц, участвующих в приеме-передаче экспонатов.
Экспонаты в неудовлетворительном физическом состоянии в Выставочный зал не принимаются. В случае обнаружения таких экспонатов на стадии приема-передачи они исключаются с соответствующими отметками из актов и экспозиционного плана.
Одновременно с экспонатами передаются:
- специальная учетная карточка по форме приложения N 1,
- перечень по форме приложения N 2, который служит для контроля за движением экспонатов в период монтажа и демонтажа выставки.
Учетные карточки и перечень (в т.ч. в электронном формате) предоставляются архиву-организатору каждым учреждением - участником выставки, что оговаривается в Договоре.
2.4. Прием-передача подлинных экспонатов и копий, которые будут представлены в экспозиции, осуществляется одновременно.
2.5. Временный возврат учреждениям-участникам переданных в Выставочный зал экспонатов для их воспроизведения и/или других целей не допускается. В случае необходимости изготовления копий отдельных документов эти работы организуются Выставочным залом.
2.6. В Выставочном зале прием экспонатов регистрируется в специальной книге учета поступлений экспонатов по форме приложения N 3.
2.7. Хранение экспонатов осуществляется в специально оборудованном помещении, входящем в комплекс Выставочного зала. Экспонаты каждого учреждения - участника выставки располагаются в сейфах раздельно.