1.1. Все вопросы организации подготовки и проведения выставки, в т.ч. требования по обеспечению сохранности экспонатов отражаются в Договоре (Соглашении), который в установленном порядке заключают ГАРФ и архив - организатор выставки (далее - соответствующий Договор) не менее чем за 2 месяца до утвержденной даты открытия выставки.
1.2. Архив-организатор заключает договоры со сторонними учреждениями - участниками выставки (юридическими и физическими лицами) об условиях передачи экспонатов (далее - Договор) на основании "Примерного договора об организации и проведении выставки" (письмо Росархива N 3/598-К от 05.05.2002).
Участие федеральных государственных архивов в выставках, проводимых в Выставочном зале, регламентируется соответствующими приказами Росархива.
Архив-организатор также в обязательном порядке заключает договоры подряда с главным художником выставки и оформителями, где наряду с другими положениями отражаются требования по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах подготовки выставки, а также их ответственность за нарушение установленных требований.
1.3. В целях безопасности переданных экспонатов на весь период от их поступления в Выставочный зал до возврата учреждениям - участникам выставки ГАРФ обеспечивает техническую укрепленность помещений, поддержание нормативных режимов (охранного, противопожарного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического) хранения и демонстрации экспонатов, соблюдение условий, исключающих возможность их повреждения и/или утраты.
1.4. Персональную ответственность за сохранность экспонатов, переданных в Выставочный зал, с момента получения по актам от архива-организатора до их возврата по актам после окончания выставки несет ведущий специалист Выставочного зала, отвечающий в соответствии со своими должностными обязанностями за обеспечение сохранности экспонатов (далее - хранитель).
1.5. Руководитель Выставочного зала утверждает график работы ответственных дежурных по залу, которые осуществляют вскрытие и доступ в помещения зала, их опечатывание и сдачу ключей в соответствии с Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.
Хранитель осуществляет контроль за соблюдением нормативных режимов сохранности экспонатов, а также ежедневно выставки фиксирует в специальном журнале показатели измерительных приборов.
1.6. Контроль за соблюдением нормативных требований обеспечения сохранности экспонатов, их состоянием в экспозиции и правил работы с ними на всех этапах подготовки и проведения выставки могут осуществлять представители службы сохранности учреждений - участников выставки.
В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов они немедленно докладывают об этом хранителю или руководителю Выставочного зала, участвуют в определении мер по устранению выявленных недостатков. При необходимости информируется служба обеспечения сохранности документов ГАРФ.
1.7. Контрольные функции в сфере обеспечения сохранности экспонатов могут также осуществлять представители службы сохранности документов ГАРФ и отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.
1.8. Архив-организатор назначает научного руководителя (куратора) выставки, несущего ответственность за концепцию выставки, отбор экспонатов, разработку совместно с главным художником тематико-экспозиционного плана выставки. Архив-организатор также осуществляет контроль за обеспечением сохранности экспонатов на стадии доставки, разгрузочно-погрузочных работ, монтажом и демонтажом выставки.