Действующий

Об утверждении Примерных положений о структурных подразделениях федеральных архивов

3. Функции


Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основных направлений развития архива; перспективным и текущим планам его работы по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.

3.2. Проводит работу по анализу, созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам архива с учетом планов работы архива по научно-информационной деятельности и публикации документов.

3.3. Совместно с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и отделом обеспечения сохранности документов:

3.3.1. принимает меры по обеспечению преемственности системы учета научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве и в архивах учреждений - источников комплектования архива;

3.3.2. рассматривает вопросы фондирования документов архива и документов, подлежащих приему им на хранение.

3.4. Осуществляет работу по категорированию архивных фондов.

3.5. Проводит работы по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.

3.6. Осуществляет тематическую разработку фондов в архиве, ведет систематический и другие каталоги.

3.7. Осуществляет самостоятельно или совместно с отделами архива, архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями подготовку к изданию архивных справочников о составе и содержании фондов архива, в т.ч. с использованием электронно-вычислительной техники. Организует, координирует и методически обеспечивает работу соисполнителей по подготовке архивных справочников, организует их обсуждение и рецензирование.

3.8. Проводит совместно с организационно-методическим отделом работу по подготовке к государственной регистрации архивных справочников.

3.9. Осуществляет организацию и координацию работ структурных подразделений архива по созданию научно-справочного аппарата в процессе других видов архивных работ.

3.10. Создает и ведет автоматизированные базы и банки данных по профильным отделу направлениям.

3.11. Консультирует работников архивов, исследователей и других потребителей документной информации о составе и содержании научно-справочного аппарата к документам, обеспечивает их доступ к информационно-поисковым системам архива.

3.12. Ведет учет и анализирует эффективность использования научно-справочного аппарата и автоматизированных баз и банков данных по документам архива.

3.13. Осуществляет в соответствии с правилами работы и другими нормативными документами сводный государственный учет документов, принятых на постоянное хранение в архив.

3.14. Организует совместно с отделом обеспечения сохранности работу по учету документов в архивохранилищах.

3.15. Составляет и готовит для представления в ЦФК Росархива в установленном порядке документы для централизованного государственного учета, в т.ч. в электронном формате.

3.16. Обеспечивает сохранность учетных документов, архивных справочников, баз данных.

3.17. Разрабатывает совместно с другими подразделениями архива предложения по внедрению автоматизированных технологий.

3.18. В установленном порядке выполняет договорные работы и оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.

3.19. Готовит предложения к тематике научно-исследовательской и методической работы архива, осуществляет разработку научно-исследовательских тем и подготовку и методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы архива.

3.20. Рецензирует проекты научно-методических разработок и других документов по профильным отделу направлениям.

3.21. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые отделом, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в отделе, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.

3.22. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, проводит стажировки работников архивов, студентов и учащихся, готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.

3.23. Обобщает и распространяет опыт работы архива в области создания научно-справочного аппарата и государственного учета документов, использования автоматизированных архивных технологий; изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива.

3.24. В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления своих работников на научных и научно-практических конференциях, совещаниях, семинарах.

3.25. Обеспечивает контроль за исполнением приказов, решений коллегии и указаний Росархива, приказов и планов работы архива, поручений его руководства по профильным отделу направлениям.