Действующий

Об утверждении Примерных положений о структурных подразделениях федеральных архивов

3. Функции


Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития архива; перспективным и текущим планам его работы по комплектованию, совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования архива, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.

3.2. Разрабатывает и ведет списки учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования архива.

3.3. Осуществляет оказание организационно-методической помощи и контроль за работой архивных служб, ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений - источников комплектования архива, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений.

3.4. Обеспечивает контроль за соблюдением учреждениями - источниками комплектования архива законодательных актов и нормативных документов в области архивного дела.

3.5. Организует отбор и своевременную передачу документов учреждений - источников комплектования в архив. Составляет и реализует планы представления описей дел учреждений - источников комплектования на ЭПК архива, планы-графики приема-передачи документов на постоянное хранение. Разрабатывает и реализует планы-графики согласования положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях учреждений и организаций, инструкций по ведению делопроизводства, номенклатур дел, перечней документов.

3.6. Организует работу по передаче документов учреждений и держателей личных фондов на депозитарное хранение в архиве на договорной основе.

3.7. Проводит работу по выявлению находящихся за рубежом документов российского происхождения и по истории России профиля архива, получению их в установленном порядке в виде подлинников или копий.

3.8. Осуществляет при необходимости инициативное документирование.

3.9. Организует экспертизу ценности документов, находящихся в архиве на хранении.

3.10. Совместно с отделом обеспечения сохранности документов и отделом научно-справочного аппарата и государственного учета документов принимает меры по обеспечению преемственности системы учета, научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве и в архивах учреждений - источников комплектования; рассматривает вопросы фондирования документов архива и документов, подлежащих приему им на хранение.

3.11. Совместно с отделом обеспечения сохранности документов организует прием-передачу документов в архив на постоянное и депозитарное хранение.

3.12. Ведет государственный учет документов профиля архива, временно хранящихся в учреждениях - источниках комплектования архива, обобщает и анализирует учетные данные, организует работу по проведению паспортизации ведомственных архивов.

3.13. Организует работу по заключению договоров с учреждениями об упорядочении документов и оказании им других видов платных услуг, в установленном порядке принимает участие в их выполнении.

3.14. Организует работу ЭПК архива, оказывает организационно-методическую помощь ЦЭК и ЭК учреждений - источников комплектования архива.

3.15. Готовит предложения к тематике научно-исследовательской и методической работы архива; осуществляет разработку научно-исследовательских тем и подготовку методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы архива.

3.16. Рецензирует проекты научно-методических разработок, ГОСТов, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.

3.17. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые отделом, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.

3.18. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб учреждений, участвует в мероприятиях по повышению квалификации работников архива, стажировках студентов и учащихся, готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.

3.19. Обобщает и распространяет опыт работы архива в области комплектования, экспертизы и работы с ведомствами; изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива.

3.20. В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления своих работников на научных и научно-практических конференциях, совещаниях, семинарах.

3.21. Обеспечивает контроль за исполнением приказов, решений коллегии и указаний Росархива, приказов и планов работы архива, поручений его руководства по профильным отделу направлениям.

3.22. Вносит на рассмотрение дирекции, научного совета, ЭПК и других научно-совещательных органов архива вопросы развития архива по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Готовит проекты приказов по профильным отделу направлениям.