Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Ведет организационную и методическую работу по обеспечению сохранности документов:
3.1.1. анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов в архиве, готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития архива, перспективным, текущим планам его работы по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении;
3.1.2. организует и координирует работу архивохранилищ по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению, обеспечивает их взаимодействие с лабораторией;
3.1.3. осуществляет контроль за обеспечением сохранности документов и печатных изданий в процессе работы с ними в архиве.
3.2. Организует и обеспечивает в архивохранилищах:
3.2.1. обособленное хранение документов на различных носителях, страхового фонда и фонда пользования, сейфовое хранение уникальных документов, рациональное размещение, топографирование и картонирование документов;
3.2.2. подготовку документов и помещений архивохранилищ к дезинфекции, дезинсекции и дератизации;
3.2.3. проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных дел;
3.2.4. оценку физического состояния документов, выявление и учет документов, имеющих механические, физико-химические или биологические повреждения и другие дефекты, разработку мер по их устранению и контроль выполнения*;
_______________
* Для хранилищ, осуществляющих хранение документов на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования: "Осуществляет контроль технического состояния документов, принимает меры по их реставрационно-профилактической обработке".
3.2.5. подготовку документов и передачу их в установленном порядке в лабораторию для проведения реставрационно-восстановительных работ, создания страхового фонда и фонда пользования;
3.2.6. обеспыливание архивохранилищ;
3.2.7. выявление, описание и учет уникальных и особо ценных документов, подготовку к копированию с целью создания страхового фонда и фонда пользования, обеспечение их сохранности;
3.2.8. шифровку единиц хранения, нумерацию и проверку нумерации листов, оформление обложек, ярлыков, подшивку документов и другие работы;
3.2.9. выдачу документов и копий фонда пользования из архивохранилищ работникам архива, в читальный зал, учреждениям, организациям и предприятиям во временное пользование, контроль за соблюдением правил сохранности выданных документов, их своевременным возвращением в архивохранилища;
3.2.10. опечатывание коробок с документами, прошедшими страховое копирование и имеющими фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния;
3.2.11. целевую экспертизу ценности документов, находящихся на постоянном хранении, оформление ее результатов, подготовку к утилизации документов, выделенных к уничтожению;
3.2.12. учет документов, ведение основных и вспомогательных учетных документов, составляет паспорт архивохранилищ, готовит сведения для включения в установленном порядке в систему государственного учета документов.
3.3. Выполняет лабораторные работы по обеспечению сохранности документов:
3.3.1. работы по улучшению физического состояния документов, хранящихся в архиве:
3.3.1.1. реставрацию и консервационно-профилактическую обработку архивных документов и печатных изданий, микрофильмов страхового фонда и фонда пользования;
3.3.1.2. восстановление угасающих и слабоконтрастных текстов;
3.3.1.3. дезинфекцию, дезинсекцию и обеспыливание архивных документов и печатных изданий, картонажные работы;
3.3.2. создание страхового фонда и фонда пользования документов, изготовление копий архивных документов и печатных изданий;
3.3.3. контроль технического состояния копий страхового фонда и фонда пользования, оценку физического состояния дел;
3.3.4. сбор и сдача на переработку серебросодержащих фотоматериалов и микропленки.