Должностные обязанности. Руководит службой делопроизводства на предприятии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществляет систематический контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по приему документальных материалов, в том числе приказов и распоряжений руководства предприятия, их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения, по хранению материалов текущего делопроизводства, формированию дел и их сдаче на государственное хранение. Составляет инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и его подразделениях, номенклатуру дел. Разрабатывает предложения по совершенствованию системы делопроизводства, организует их внедрение, принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами организации и механизации управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием и хранением материалов и своевременной сдачей в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие. Руководит работниками канцелярии.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия; организацию делопроизводства на предприятии; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Квалификационные требования. Высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.