43. Библиотечные фонды нужно систематически освобождать от устаревших учебников, от изношенных и ветхих книг и журналов и пропавших книг по разным причинам.
44. Устаревшие издания исключаются согласно инструкции Министерства культуры СССР "О порядке исключения устаревшей литературы из фондов библиотек министерств, ведомств, совнархозов и организаций". Письмо МВ и ССО СССР от 12 марта 1960 года N И-28 (см. приложение N V).
45. Если в библиотеке имеются излишние экземпляры книг или книги, не соответствующие профилю данного фонда, их нужно выделять для передачи в другие библиотеки, независимо от того, каким ведомствам они подчиняются. Эти книги исключаются из фонда согласно инструкции Министерства культуры СССР "О порядке безвозмездной передачи литературы из неиспользуемых фондов библиотек министерств, ведомств и организаций". Письмо МВО СССР от 21 апреля 1959 года N ЦБ 7/71 (см. приложение N VI).
46. На книги, выбывающие из библиотеки по другим причинам, составляется акт в двух экземплярах. В каждый акт вносятся книги, исключаемые только по одной какой-либо причине (см. приложение II, образец N 3).
47. Акты утверждаются ректором вуза. Надпись об утверждении акта с печатью вуза должна быть на обоих экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию вуза, второй (с поименным списком исключенных книг) подлежит постоянному хранению в библиотеке как оправдательный документ об исключении книг.
48. Ветхие и устаревшие книги подлежат сдаче в макулатуру. Квитанция о приеме ее прилагается к акту. Деньги, полученные за макулатуру, вносятся в доход бюджета.
49. На замененные читателями книги составляется акт о выбывших и полученных взамен книгах. Этот акт подписывает директор (заведующий) библиотеки (см. приложение II, образец N 4).
50. Исключение книг, не возвращенных читателем, выбывшим из вуза и из данного населенного пункта, производится на основании составленного акта, к которому прилагается документ, подтверждающий факт выбытия читателя (справка из адресного стола или коменданта общежития, в котором читатель проживал. Справка должна быть заверена печатью). Акт на исключение книг утверждается ректором высшего учебного заведения.
При исключении с учета книг, не возвращенных читателями в связи с их выбытием, стоимость таковых записывается на счет дебиторов по недостачам. Одновременно директор (зав.) библиотеки совместно с отделом кадров и бухгалтерией высшего учебного заведения принимает меры к розыску читателей и предъявляет к ним в установленном порядке претензию на возмещение стоимости невозвращенных книг по номинальной стоимости.
Взысканные с читателей суммы стоимости невозвращенных книг вносятся в доход бюджета.
Списание с баланса высшего учебного заведения указанной задолженности после установления факта невозможности ее взыскания по тем или иным причинам производится с разрешения Министерства.
Отдел кадров вуза лицам, не ликвидировавшим свою задолженность по читательскому абонементу (формуляру) документы, находящиеся в личном деле (свидетельство об образовании, диплом, трудовая книжка), выдает после полного возврата книг или возмещения их стоимости, о чем библиотека делает соответствующую отметку на обходном листе. В случае выдачи документов или справки об уходе из вуза читателю - студенту или работнику высшего учебного заведения без наличия в обходном листе отметки библиотеки о сдаче книг или возмещения их стоимости, работник отдела кадров или другое лицо, на которое возложено оформление приема и увольнения из института, несет материальную ответственность за причиненный ущерб.
51. На списание книг, пропавших по различным причинам (в том числе из открытого доступа), составляется акт комиссией, назначаемой ректором высшего учебного заведения в составе: представителей администрации библиотеки, материально-ответственного лица, общественной организации и бухгалтерии. Комиссия должна дать в акте свое заключение. Акт и решение комиссии утверждаются ректором высшего учебного заведения.
Все акты, составленные на списанные по тем или иным причинам книги, регистрируются в специальной книге и порядковый номер записи служит номером акта. Книга учета актов ведется в библиотеке.
52. Сведения об исключенных книгах записываются во 2-й части книги суммарного учета библиотечного фонда (приложение I, форма N 1б), где для каждого акта отводится одна строка. Порядковые номера записей во 2-й части книги суммарного учета библиотечного фонда продолжаются из года в год.
53. По окончании каждого квартала в книге суммарного учета подводятся итоги выбытия за отчетный период. Итоги переносятся в 3-ю часть суммарного учета библиотечного фонда.
54. Индивидуальный учет выбывших книг производится в инвентарных книгах (приложение I, форма N 2). При этом в графе "Отметка о выбытиях" указывается номер и дата акта. Инвентарный номер зачеркивается красными чернилами, а цена - карандашом.
55. Во всех каталогах библиотеки, где была отражена выбывшая книга, на карточках зачеркивается соответствующий инвентарный номер. В том случае, если выбывает последний экземпляр данного издания, каталожные карточки на него изымаются из всех каталогов. Карточки на книги, подлежащие восстановлению, включаются в картотеку докомплектования.
На выбывающие брошюры, не нужные более для работы библиотеки, составляется акт. Акт утверждается директором (зав.) библиотеки, после чего брошюры исключаются по книге суммарного учета по количеству (приложение I, форма N 1б).