13. Каждая библиотека в обязательном порядке ведет два вида учета: индивидуальный и суммарный.
Индивидуальный учет - учет каждого экземпляра книг. Формой индивидуального учета служит инвентарная книга (приложение I, форма N 2, 3, 4).
Примечание. Бухгалтерия стоимость всех изданий, записанных в инвентарную книгу, относит на баланс библиотеки.
Суммарный учет дает общие сведения о фонде библиотеки, его составе и происходящих в нем изменениях. Суммарному учету подлежат все издания, входящие в фонд библиотеки.
Формой суммарного учета служит книга суммарного учета библиотечного фонда, состоящая из 3-х частей (приложение I, форма N 1):
а) поступление;
б) выбытие;
в) итоги движения библиотечного фонда.
Суммарный учет поступающих изданий
14. Каждая партия книг и литературы временного значения, поступившая в библиотеку по документу, записывается в первой части книги суммарного учета библиотечного фонда на отдельной строке, под определенным порядковым номером (приложение I, форма N 1а). Порядковая нумерация записей поступлений начинается ежегодно с N 1. Количество литературы временного значения, не подлежащей записи в инвентарную книгу и взятию на баланс, записывается в отдельной графе общим количеством без указания стоимости, за исключением одного экземпляра (см. приложение I, форма N 1).
Номер записи в книге суммарного учета библиотечного фонда указывается на сопроводительном документе.
Примечание. Накладные расходы (стоимость библиотечной обработки, транспортные расходы и стоимость переплета, произведенного библиотекой, и т.п.) в стоимость книги не включаются и в книгу суммарного учета библиотечного фонда не вносятся. Накладные расходы учитываются только бухгалтерией и списываются на расходы вуза по ст.5 сметы.
15. По окончании каждого квартала подводятся итоги поступления и выбытия литературы за отчетный период, которые переносятся в 3-ю часть (форма N 1-в). Одновременно производится сверка этих итогов с данными бухгалтерского учета за тот же период, ведущимися бухгалтерией вуза, и устанавливается их тождественность. В случае выявления расхождений таковые немедленно выверяются и устраняются.
Индивидуальный учет
16. Рекомендуются две формы индивидуального учета: 1) книжная инвентарная книга и 2) актовая система инвентаризации" (приложение I, формы N 2, 3 и 4).
Инвентарная книга
17. Инвентарная книга может быть единой для всего фонда библиотеки или для отдельных фондов. Раздельно индивидуальный учет производится по видам изданий (книги, периодика, спецвиды) (формы N 2, 3, 4).
В инвентарных книгах для различных видов изданий присваивается условное обозначение в виде прописной буквы, которая ставится перед инвентарным номером (см. пункт 28 "Примерный перечень инвентарных книг").
Примечание. В библиотеках, применяющих форматно-инвентарную расстановку книжного фонда, индивидуальный учет ведется раздельно по форматам.
18. Инвентарная книга является важнейшим документом библиотеки. Ее необходимо вести особенно тщательно и хранить наравне с денежными документами.
19. Инвентарная книга должна быть переплетена и прошнурована, а ее страницы пронумерованы. На обороте последней страницы инвентарной книги, перед ее заполнением должна быть сделана заверительная запись по следующей форме: "В этой инвентарной книге имеется... (указать количество) пронумерованных и прошнурованных страниц, что подписью и печатью удостоверяется". Дата. Подпись главного бухгалтера библиотеки или вуза. Печать библиотеки.
20. Записи в инвентарной книге делаются от руки, обязательно чернилами, разборчивым почерком. Подчистки не допускаются. Исправление ошибок производится только красными чернилами и должно быть оговорено в графе "Примечания" по форме "Исправленному (указать, что исправлено) верить" за подписью заведующего отделом комплектования или заведующего библиотекой.
Примечание. Записи в инвентарных книгах могут делаться и на машинке, если инвентари переплетаются после записи книг.
21. На каждой странице инвентарной книги заранее, до записи в нее книг, проставляются 25 очередных инвентарных номеров.
22. Каждая книга записывается в инвентарную книгу на отдельной строке и получает самостоятельный номер, который проставляется на обороте титульного листа и на 17-й странице параллельно корешку.