1. В отделе комплектования библиотеки вуза необходимо иметь тематический план комплектования и рекомендуется вести ряд картотек, в которых отражается весь путь заказа на книги:
а) картотека текущего комплектования;
б) картотека предварительных заказов;
в) картотека выполненных заказов;
г) картотека для докомплектования;
д) регистрационные картотеки периодических и подписных изданий;
е) картотека обменных учреждений.
2. Тематический план комплектования - руководящий документ, определяющий на ближайшие годы общее направление, в котором должно производиться библиотекой приобретение литературы. Тематический план составляется в соответствии с профилем вуза и утверждается библиотечным советом. Библиотека отвечает за полноту комплектования библиотеки научной и учебной литературой по профилю вуза, осуществляя контроль за выходящей литературой (ведение картотеки по карточкам Книжной палаты, просмотр Книжной летописи и др.).
Библиотека участвует в координации комплектования библиотек города, области, республики.
Тематический план библиотеки вуза составляется на основании:
а) учебных планов вуза;
б) аспирантского минимума;
в) планов научно-исследовательской работы института;
г) задач политико-воспитательной работы в вузе;
д) координации комплектования библиотек города, области и республики.
3. Тематические планы издательств и бланки заказов библиотека тщательно изучает и определяет заказы, согласуя их с кафедрами.
Примечание. На заказанную литературу составляется картотека с распределением книг по фондам.
4. Получив партию книг, комплектатор сверяет их с картотекой заказов, вынимает карточки из картотеки, распределяет книги по фондам и переставляет карточки в картотеку выполненных заказов.
5. Картотека выполненных заказов хранится в пределах одного месяца.
6. Картотека докомплектования составляется на основании выявления пробелов в книжном фонде. В эту картотеку включаются также карточки на книги, не поступившие в порядке текущего комплектования (или поступившие в недостаточном количестве экземпляров, или имевшиеся ранее, но утраченные библиотекой). Когда книга приобретена, карточка на нее переставляется в картотеку выполненных заказов.