19. Документацию Единого реестра ведут Уполномоченные подразделения государственных заказчиков.
20. К документации раздела Единого реестра относятся:
форма раздела Единого реестра (приложение к приказу Минюста России и Минпромнауки России от 17 июля 2003 года N 173/178);
дела документов объектов учета;
журналы входящих и исходящих документов раздела Единого реестра;
журнал учета выдачи сведений, содержащихся в разделе Единого реестра, федеральным органам исполнительной власти и организациям;
журнал учета гражданских правовых договоров.
21. Кроме того, Уполномоченное подразделение Минюста России дополнительно ведет:
журнал учета запросов-извещений государственных заказчиков о внесении данных об объектах учета в Единый реестр;
журнал выдачи регистрационных свидетельств;
дело учета регистрационных свидетельств.
22. В форму раздела Единого реестра заносятся обобщенные сведения об объектах учета, зарегистрированных в разделе Единого реестра. При исключении объекта учета из Единого реестра в графе 9 формы делается соответствующая запись.
23. Дело документов объекта учета открывается на каждый объект учета, зарегистрированный в разделе Единого реестра. В дело помещаются все документы, поступающие для учета результатов интеллектуальной деятельности. Рекомендуемая форма дела приведена в приложении 4.
24. В дело документов объекта учета помещаются: регистрационные свидетельства о внесении данных об объекте учета в раздел Единого реестра; формы 1 по учету результатов интеллектуальной деятельности с присвоенным объекту учета уникальным реестровым номером; формы 2 по учету гражданских правовых договоров, предусматривающих передачу прав на использование объектов учета, копии документов, подтверждающие приведенные в формах данные об объекте учета.
В дело документов могут помещаться документы, относящиеся к разным объектам учета, если последние созданы при выполнении одной НИОКР (составной части НИОКР) в одной организации-исполнителе.
Дело документов объекта учета идентифицируется уникальным реестровым номером, присвоенным объекту (объектам) учета при внесении в раздел Единого реестра данных о нем (о них).
На титульном листе дела может указываться наименование объекта, а также номер государственной регистрации и наименование НИОКР, в ходе выполнения которой создан объект (объекты) учета.
При накапливании в деле большого количества документов дело разбивается на тома. В этом случае на титульном листе тома указывается его порядковый номер и регистрационный номер объекта учета.
Документы в деле хранятся в хронологическом порядке их поступления.
Том дела документов объекта учета содержит опись документов, в которой для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, дата приема (поступления), наименование и реквизиты (дата и входящий или исходящий номер), количество листов.
Дело документов закрывается в случае исключения данных об объекте учета из Единого реестра.
На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись об основаниях исключения объекта учета из Единого реестра.
Закрытое дело сдается в архив установленным порядком.
25. Журнал входящих и журнал исходящих документов раздела Единого реестра ведутся по формам, принятым в соответствующем министерстве (ведомстве). Графы в журналах заполняются в соответствии с их наименованиями с обязательным проставлением в примечании реестрового номера объекта учета.
26. Журнал учета гражданских правовых договоров предназначен для учета гражданских правовых договоров, предусматривающих передачу прав на использование объектов учета. Рекомендуемая форма журнала приведена в приложении 5.
27. Журнал учета выдачи сведений, содержащихся в разделе Единого реестра, предназначен для учета запросов и заявлений о предоставлении информации и фактов выдачи информации из Единого реестра федеральным органам исполнительной власти и организациям. Рекомендуемая форма журнала приведена в приложении 6.
28. Журнал учета запросов-извещений государственных заказчиков о внесении данных об объектах учета в Единый реестр ведется Уполномоченным подразделением Минюста России. Рекомендуемая форма указанного журнала приведена в приложении 7. Данный журнал предназначен для внесения записей о запросах-извещениях государственных заказчиков о внесении данных об объектах учета в Единый реестр и на получение регистрационных свидетельств о регистрации результатов интеллектуальной деятельности, полученных в ходе выполнения НИОКР.
Записям в журнале присваиваются номера в порядке поступления запросов-звещений в Минюст России. Одна запись в журнале должна соответствовать одному запросу-извещению заявителя. В случае заполнения всех листов журнала учета открывается его продолжение 1, 2 и т.д. При этом порядковый номер записей не прерывается.