3.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседаниях Коллегии включает анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и практических мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации.
3.2. Секретарь Коллегии осуществляет контроль за выполнением соответствующих планов, оказывает необходимую организационно-методическую помощь управлениям-исполнителям, проводит предварительное изучение материалов на соответствие их предъявляемым требованиям, дает рекомендации по устранению выявленных недостатков.
3.3. К заседаниям Коллегии готовятся следующие материалы: справка по рассматриваемому вопросу (далее - справка);
проект решения Коллегии (при необходимости - проект постановления или приказа Службы во исполнение решения Коллегии), проекты других документов, подлежащих рассмотрению на заседании Коллегии;
список лиц, приглашенных на заседание Коллегии;
предложения о составе выступающих на заседании Коллегии;
иные документы по указанию председателя Коллегии.
3.4. Справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, перечень имеющихся недостатков на данном направлении работы и их причин, предложения о путях решения обсуждаемого вопроса, а также анализ нормативных актов, регламентирующих это направление деятельности, предложения и принципиальные изменения, которые предлагается внести в действующие организационно-распорядительные документы и индивидуальные правовые акты Службы.
3.5. Проекты решения Коллегии и постановления или приказа Службы во исполнение решения Коллегии готовятся, согласовываются и представляются на подпись (утверждение) руководителю Службы управлениями-исполнителями в соответствии с действующим порядком подготовки организационно-распорядительных документов и индивидуальных правовых актов в Службе.
3.6. Все материалы визируются начальником управления-исполнителя, лицом, ответственным за подготовку вопроса, а также заместителем руководителя Службы, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.
3.7. Согласованные и завизированные в установленном порядке материалы представляются секретарю Коллегии в соответствии со сроками, определенными в планах подготовки указанных материалов, но не позднее первого числа месяца, на который запланировано рассмотрение вопроса.
3.8. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные в неполном объеме, не принимаются и возвращаются управлениям-исполнителям для устранения недостатков, о чем сообщается лицам, ответственным за подготовку вопросов.
3.9. В случае, если материалы Коллегии по каким-либо причинам не могут быть представлены в установленный срок или, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отпала необходимость в его рассмотрении, об этом письменно докладывается председателю Коллегии для принятия необходимого решения.
3.10. Персональную ответственность за качество подготовки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям Коллегии и достоверность содержащихся в них сведений несут начальники управлений-исполнителей и лица, отвечающие за подготовку вопроса.
3.11. Секретарь Коллегии при получении материалов к очередному заседанию рассылает через Управление делами копии указанных материалов членам Коллегии, а также лицам, приглашенным на ее заседание. Направление материалов другим адресатам осуществляется по указанию председателя Коллегии.
3.12. Замечания и предложения по завизированным и разосланным проектам документов направляются исполнителям, секретарю Коллегии для учета при последующей их доработке. Докладывающий по вопросу обязан довести до сведения Коллегии характер поступивших замечаний и предложений, а в случае противоречий между управлениями-исполнителями представить председателю и членам Коллегии лист разногласий.