4.1. Заседания Коллегии проводятся не реже одного раза в квартал.
4.2. Секретарь Коллегии в соответствии с квартальным планом работы Коллегии формирует проект плана проведения очередного заседания и докладывает его вместе со всеми материалами председателю Коллегии не позднее пятого числа месяца, на который запланировано проведение заседания, не позднее чем за 7 дней до даты заседания Коллегии.
4.3. Дата, время и место очередного заседания Коллегии определяются председателем Коллегии.
4.4. Секретарь Коллегии рассылает через Управление делами завизированную председателем Коллегии повестку дня членам Коллегии и управлениям-исполнителям.
4.5. Оповещение приглашаемых на заседание Коллегии работников Службы, представителей заинтересованных органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, организаций (в том числе общественных) и средств массовой информации осуществляет секретарь Коллегии согласно списку, утвержденному председателем Коллегии или по его поручению заместителем руководителя Службы.
4.6. Ответственность за транспортное обеспечение и размещение членов Коллегии, а также приглашаемых работников территориальных органов Службы и подведомственных организаций возлагается на Управление делами, а в части финансового обеспечения - на Финансово-экономическое управление.
4.7. Секретарь Коллегии проводит оповещение управлений Службы, принимающих участие в подготовке и проведении заседаний Коллегии, организует проводимые ими мероприятия.
4.8. К подготовке выездных заседаний Коллегии могут привлекаться территориальные органы Службы и подведомственные организации.
4.9. Секретарь Коллегии перед заседаниями проводит регистрацию его участников. По окончании регистрации он докладывает председателю Коллегии (председательствующему) о фактической явке членов Коллегии и приглашенных лиц.
Приглашенные на заседание Коллегии лица присутствуют при осуждении вопросов в части, их касающейся.
4.10. Председатель Коллегии (председательствующий) открывает и закрывает заседания, информирует членов Коллегии о составе и числе лиц, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результаты голосования), оглашает сам или поручает секретарю Коллегии огласить запросы, справки, заявления и предложения.
4.11. Заседание Коллегии начинается с объявления повестки дня и уточнения порядка его проведения.
4.12. Время для докладов устанавливается в пределах 20 минут, для выступлений в прениях - 5 минут, для сообщений и справок - 3 минуты. В необходимых случаях председатель Коллегии (председательствующий) может изменить продолжительность выступлений.
4.13. Приглашенные на заседания Коллегии лица с разрешения председателя Коллегии (председательствующего) могут выступать в прениях, высказывать замечания, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.
4.14. На заседании Коллегии должны быть рассмотрены все поступившие письменные и высказанные в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения, содержащие разногласия по проектам документов.
4.15. Звукозапись и стенографирование, видео- и фотосъемка заседаний Коллегии осуществляются по решению председателя Коллегии (председательствующего).
4.16. Организация звукозаписи, ведение стенограмм, видео- и фотосъемка возлагаются на должностных лиц, ответственных в Службе за работу со средствами массовой информации.
4.17. Тексты докладов и выступлений по окончании заседаний сдаются ответственному секретарю Коллегии.