1. Все кассовые обороты станции как по приходу, так и по расходу за каждые сутки не позднее следующего дня записываются в кассовую книгу. Кассовая книга должна быть пронумерована и прошнурована. Общее количество листов в книге указывается на последней странице и заверяется подписью начальника станции.
2. Ведение кассовой книги возлагается лично за начальника станции. На станциях с большим объемом работы ведение кассовой книги с разрешения участкового ревизора по контролю доходов финансового отдела отделения дороги может быть поручено одному из кассиров приказом начальника станции.
Контроль за правильным ведением кассовой книги остается за начальником станции, который при проверке книги расписывается на ее полях.
Никакие помарки и подчистки при записи в кассовой книге не допускаются. Неправильно сделанная запись зачеркивается, и соответствующие данные указываются сверху. Исправление заверяется подписью лица, ведующего кассовую книгу.
По окончании месяца кассовая книга подписывается начальникам станции.
3. Основанием для записи сумм по приходу служат суточные итоги выручки в операционных книгах (книга продажи билетов), а также итоговые суммы за сутки по корешкам багажных квитанций и квитанций разных сборов.
4. На станциях, где имеется несколько одноименных касс (например, билетных), ведутся подсобные книги, в которых суммируются данные о выручке одноименных касс за каждые сутки для занесения в кассовую книгу.
5. Вырученные за отчетное число деньги, а также принятые чеки и поручения, акцептованные банком, сдаются в тот же день начальнику станции или кассиру-сборщику под расписку в операционных отчетах, на обороте последнего корешка багажных квитанций и последнего корешка квитанций разных сборов, израсходованных за данное число.
6. Платформы, разъезды и промежуточные станции выручку за каждое отчетное число сдают начальнику или кассиру-сборщику основной станции, к которой они приписаны, также под расписку в операционных отчетах.
К сдаваемой выручке прилагается справка, подписанная начальником приписанной станции, где указывается сумма по каждому виду операции (по продаже билетов, отправлению багажа, разным сборам) отдельно наличными и чеками для занесения в дальнейшем в кассовый отчет.
Кассир основной станции, принимающий выручку, сверяет правильность записей в справке с данными о выручке по операционному отчету, после чего расписывается в отчете и указывает дату. Подпись и дата проставляются также в справке, которая затем присоединяется к кассовой книге.
7. В разделе кассовой книги "Поступило сборов" записываются поступившие в кассы станций суммы наличными и чеками (в том числе акцептованными поручениями) за каждое число отдельно от продажи билетов, отправления багажа и грузобагажа, по отчету разных сборов. Переход сумм из одной статьи в другую не допускается. При наличии приписанных станций выручка каждой такой станции общей суммой по всем видам сборов (по продаже билетов, по отправлению багажа и грузобагажа, по разным сборам) за каждые сутки отражается в кассовой книге отдельно от выручки основной станции с подразделением на наличные деньги и чеки.
Итоги по всем графам раздела "Поступило сборов" за каждые сутки суммируются (как по основной, так и по приписанным станциям) отдельно по наличным и чекам и показываются в графе "Итого поступило сборов".
8. Поступившая в кассу станции выручка наличными деньгами, чеками и акцептованными поручениями должна ежедневно сдаваться в учреждения Госбанка.
Начальник станции может расходовать наличные деньги из выручки на следующие цели:
возврат пассажирам денег за неиспользованные проездные билеты и возмещение разницы в стоимости проезда в случае перевода пассажиров по вине железной дороги в вагон более низкой категории;
оплату штрафов пассажирам за опоздание в доставке багажа;
оплату за утраченный пассажирский багаж;
оплату наемной рабочей силы при стихийных бедствиях (снежные заносы, наводнения и др.) по приказам начальника дороги;
возврат грузоотправителям полученных провозных платежей за сданные ими, но почему-либо взятые обратно грузы, если перевозка оплачивалась наличными деньгами. При уплате платежей чеком Госбанка, если этот чек находится в кассе станции, станция возвращает его грузоотправителю с отметкой в чеке и корешке чека о возвращении груза. Если чек уже отослан в Госбанк, возврат денег производится через финансовую службу дороги в претензионном порядке.
Выплата денег из выручки станции в других случаях категорически запрещается.
9. По расходу кассовой книги записи производятся в следующем порядке. В разделе А указываются суммы выручки, сданные в Госбанк, отдельно наличными и чеками, в том числе акцептованными поручениями. Эти суммы должны быть тождественны суммам, показанным в соответствующих графах препроводительной денежной ведомости на выручку, принятую Госбанком за каждое отчетное число месяца.
В разделе Б указываются суммы, выплаченные из кассы станции по видам платежей, и общая сумма выплат из выручки станции. Все суммы, проведенные по разделу Б, должны быть подтверждены расходными документами. На каждом таком документе проставляются: дата выплаты, расписка получателя денег, наименование и номер его личного документа, штемпель станции и подпись лица, производившего выплату.
Суммы по разделам А и Б расхода кассовой книги за каждое отчетное число складываются и показываются в графе "Всего расходов".
10. Сумма, показанная за каждое число по приходу, должна быть тождественна сумме, показанной за то же число по расходу.
11. Для удобства подсчета оборотов по кассовой книге до истечения отчетного месяца суммы по приходу и расходу предварительно подсчитываются по вертикали за каждую декаду месяца. Для этой цели в кассовой книге предусмотрены промежуточные строки. По окончании месяца показываются итоги за месяц.
Правильность записи итога за месяц по приходу и расходу проверяется следующим образом. Сумма, указанная в графе "Итого поступило сборов", должна равняться сумме итоговых данных, показанных в графе "Всего расходов".
Такая проверка производится отдельно по наличным деньгам и чекам.