1. Выручка станции за отчетное число должна сдаваться не позднее следующего дня через инкассаторов учреждений Госбанка или работников Министерства связи в то учреждение Госбанка, к которому согласно распоряжению управления дороги прикреплена данная станция.
Выручка станции может сдаваться и непосредственно в кассы учреждения Госбанка.
2. На сдачу выручки станция составляет препроводительную ведомость, которая состоит из четырех экземпляров: препроводительной ведомости, накладной, квитанции и копии препроводительной ведомости. В препроводительной ведомости (во всех ее экземплярах) под копирку указывается в соответствующих строках наименование и шифр станции, отделение Госбанка, номер сумки и число, за которое сдается выручка. Препроводительные ведомости нумеруются в последовательном порядке с начала года.
В строке "Для зачисления на счет" указывается цифрами сумма наличных денег, а в рамке "Счет N______" - номер подсобного доходного счета дороги. В строке "Банк получателя" указывается наименование отделения Госбанка, в рамке - его код. В строке "Сумма прописью" указывается общая сумма выручки (чеками и наличными). Эта же сумма проставляется цифрами в рамке "Сумма общая".
Наличные деньги подбираются по купюрам и записываются на оборотной стороне препроводительной ведомости. Денежные знаки каждой купюры (достоинства) перевязываются по 100 листов отдельно. Металлические монеты подбираются по их достоинствам и упаковываются в свертки.
По чекам в препроводительной ведомости приводится общая сумма и составляется перечень с указанием номеров чеков, наименований чекодателей и суммы по каждому чеку.
3. Препроводительная ведомость, накладная, квитанция и копия препроводительной ведомости подписываются начальником станции одновременно под копирку.
4. Суммы, показанные в препроводительной ведомости, должны соответствовать суммам, проведенным по статье "Сдано выручки в Госбанк" раздела А расхода кассовой книги.
При отсылке выручки 1-го числа препроводительная ведомость на суммы за последнее число предыдущего месяца составляется отдельно от выручки за 1-е число отчетного месяца и отсылается в Госбанк в отдельной сумке. Вкладывать в одну сумку вырученные деньги и препроводительные ведомости за несколько дней нельзя.
5. Сдача выручки инкассатору Госбанка или работнику связи в почтовый вагон производится начальником станции. На станциях с большим объемом работы эти обязанности по согласованию с финансовой службой могут быть возложены приказом начальника станции на другого материально-ответственного работника станции.
6. Препроводительная ведомость и квитанция вместе с деньгами и чеками вкладываются в специальную денежную сумку, после чего эта сумка пломбируется. При пломбировании сумки пломба устанавливается как можно ближе к замку. Концы шпагата от завязанного узла в пазу пломбы должны иметь длину не более 2 см.
7. Денежная сумка с выручкой вместе с накладной сдается инкассатору Госбанка только после проверки у него служебного удостоверения и предъявления им доверенности на право приема выручки и явочной карточки, заверенной гербовой печатью Госбанка.
Подпись инкассатора учреждения Госбанка в копии препроводительной ведомости сличается с образцом его подписи в служебном удостоверении.
Расписка инкассатора заверяется штампом учреждения Госбанка, а при сдаче выручки работнику связи в почтовый вагон - календарным штемпелем. При сдаче выручки в почтовый вагон работник станции, сдающий выручку, удостоверяет своей подписью правильность записей данных (номер сумки и общая сумма выручки) в путевой ведомости.
Доказательством сдачи денежной сумки с выручкой инкассатору Госбанка или работнику связи (в почтовый вагон) служит копия препроводительной ведомости с распиской работника, принявшего сумку.
8. Инкассатор Госбанка при приеме денежной сумки с выручкой передает работнику станции порожнюю сумку. Из почтовых вагонов денежные сумки возвращаются станциям при обратном следовании вагона.
Если денежная сумка имеет порванную ткань, заплаты, узлы на шпагате, неясный оттиск пломбы или оттиск, не соответствующий образцу, инкассаторы такую сумку не принимают. Станция в этом случае обязана доставить денежную выручку в банк собственными средствами в тот же день в вечернюю кассу или не позднее 10 ч утра следующего дня в дневную приходную кассу для сдачи с полистным пересчетом. Если по этим же причинам денежные сумки не приняты в почтовый вагон, то в путевой ведомости и копии препроводительной ведомости делается отметка о характере конкретного нарушения за подписями работников станции и почтового вагона. В этом случае непринятая выручка объединяется с выручкой за следующие сутки.
9. Квитанции, полученные из учреждения Госбанка, после сличения сумы с копиями препроводительных ведомостей подклеиваются к последним.
О всех расхождениях, обнаруженных при сличении сумм в случае отсутствия акта Госбанка, станция сообщает учреждению Госбанка для уточнения данных препроводительных ведомостей.
10. При получении акта Госбанка о несоответствии суммы в денежной сумке и суммы, указанной в препроводительной ведомости, станция обязана в этот же день проверить выручку того числа, за которое составлен акт, и в случае обнаружения недовзноса немедленно его возместить.
Начальник станции должен рассмотреть каждый случай расхождения суммы выручки, вложенной в денежную сумку, с суммой, указанной в препроводительной ведомости, и принять меры по недопущению подобных нарушений в дальнейшем.
11. Возвращенные учреждением Госбанка или управлением дороги дефектные и безлимитные чеки станция дополнительно оформляет или обменивает на новые чеки. Взамен возвращенных чеков станция может взыскать наличные деньги. При замене непринятых учреждением Госбанка дефектных или безлимитных чеков на новые чеки или наличные деньги, а также при дооформлении старых чеков станция выписывает квитанцию разного сбора по форме ГУ-57, указывая в ней:
а) взыскано наличными;
б) взыскано чеком N________;
в) дооформлен чек N_____ и дальше: "На пополнение выручки в сумме, не оприходованной учреждением Госбанка по препроводительной ведомости N_____ за ____число _____месяца, по акту Госбанка (или по начету N_____ управления дороги)".
Суммы по выписанным в этих случаях квитанциям разных сборов проводятся по отчету разных сборов, а также по приходу и расходу кассовой книги за то число, за которое эти суммы будут включены в препроводительную ведомость при отсылке выручки в учреждение Госбанка.
Квитанции разных сборов в таких случаях представляются в финансовую службу при кассовом отчете, а их талоны - при отчете о поступлении разных сборов.
В копии препроводительной ведомости, по которой не приняты к учету чеки, а также в акте учреждения Госбанка или в начете управления дороги отмечаются номера и даты квитанций разных сборов, выписанных на пополнение выручки по непринятым учреждением Госбанка к учету чекам.