1. Начеты на недоборы и недовзносы на станцию поступают из финансовой службы дороги в двух экземплярах. Нумерация начетов ведется с начала года.
Недобор - это разница между суммой, фактически взысканной, и сумной, причитающейся по документам.
Недовзнос - это разница между суммой в отчетных документах и суммой в кассовом отчете.
2. Начальник станции или работник станции, которому поручено ведение книги регистрации начетов формы ГУ-59, заносит в эту книгу все поступившие из финансовой службы дороги начеты в строго последовательном порядке их номеров, заполняя графы 1, 2 и 3. В случае пропуска очередного номера начета об этом немедленно сообщается в финансовую службу и делается отметка в последней графе книги против пропущенного номера.
После записи начетов в книгу устанавливаются ответственные по начетам работники станции, которым эти начеты должны быть вручены не позднее чем в двухдневный срок с момента поступления их на станцию. Начеты вручаются под расписку в книге.
В случае отсутствия ответственного работника (отпуск, болезнь и т.д.) начет вручается ему немедленно после выхода на работу.
3. Полученные начеты на недовзносы или недоборы тарифа ответственными работниками станции должны быть возмещены или мотивированно объяснены как подлежащие сложению не позднее чем в пятидневный срок с момента получения ими начета.
Обнаруженные при контрольной проверке финансовой службой дороги недоборы тарифа по отправкам, относящимся к государственным предприятиям и колхозам, и не полученные станцией при окончательном расчете, должны быть внесены товарным кассиром согласно п.2 Указания МПС N Г-25971 от 24.10.64.
4. Время внесения денег по начетам и номера квитанций разных сборов указываются на обороте начетов и в соответствующих графах книги регистрации начетов.
5. Первые экземпляры начетов, по которым погашена сумма, станция возвращает в финансовую службу дороги. По начетам, не признанным станцией, дается объяснение.
Вторые экземпляры начетов хранятся на станции подшитыми в последовательном порядке номеров.
6. При поступлении от финансовой службы уведомления о результатах рассмотрения объяснения станции по начету в графе 7 книги отмечаются номер уведомления, время его поступления и краткое содержание: "Сложен" или "Подтвержден". Уведомление финансовой службы подшивается к соответствующему начету. При получении уведомления, согласно которому начет подтверждается (не слагается), начальник станции должен принять меры, чтобы сумма по начету была немедленно внесена ответственным работником.
7. Если по начетам на недоборы ответственным работником станции в месячный срок в кассу станции не будет внесена сумма недобора, начальник станции обязан принять меры к принудительному взысканию этой суммы.
Неоплаченные в указанный срок суммы начетов передаются на баланс отделения железной дороги для учета и контроля за их погашением.
8. В случае когда ответственность по начету относится к работнику данной станции, который к моменту получения начета переведен на другую станцию в пределах своей дороги, начальник станции, получивший начет, обязан рассмотреть начет по существу и в надлежащих случаях принять меры к взысканию денег.
Если этот начет на данной станции возместить не представляется возможным, посылается уведомление с приложением к нему одного экземпляра начета начальнику станции по месту новой работы ответственного работника с предложением обязать этого работника возместить недобор или недовзнос из его собственных средств.
О времени высылки уведомления делается отметка в графе 8 книги регистрации начетов.
Начальник станции, получив такое уведомление, предлагает ответственному работнику станции возместить начет и о результате сообщить в пятидневный срок той станции, от которой получено уведомление.
Если ответственный по начету работник погашает его путем внесения денег в кассу станции по месту своей новой работы, то эта станция отмечает в квитанции разных сборов номер начета и станцию, к которой этот начет относится.
9. В случае когда ответственный по начету работник уволен с дороги и его адрес и новое место службы неизвестны, начальник станции сообщает об этом финансовой службе дороги. Если же местожительство ответственного по начету работника известно, то данные об этом сообщаются в финансовый отдел отделения дороги для предъявления судебного иска.