1. Учет наличия и оборота хлебных щитов и поддонов на станциях ведется в книге формы ГКУ-7 заведующим грузовым двором, а там, где его нет,- начальником станции или по его указанию приемосдатчиком.
2. Книга формы ГКУ-7 ведется на станциях погрузки и выгрузки грузов, перевозимых в вагонах со съемными хлебными щитами, а также в пунктах ремонта (вагонные депо, мастерские грузовой службы и другие предприятия дороги).
Запись в книгу ГКУ-7 производится за каждое число данного месяца. В разделе "Хлебные щиты" указывается:
а) поступило щитов из-под выгрузки и по регулировке;
б) израсходовано щитов под погрузку;
в) отправлено щитов в порядке регулировки;
г) остаток щитов на конец отчетных суток - всего, в том числе требующих ремонта;
д) отремонтировано щитов за сутки.
В разделе "Поддоны" указывается:
а) прибыло поддонов;
б) убыло поддонов - всего, в том числе по дорогам назначения;
в) остаток поддонов на конец отчетных суток - всего, в том числе неисправны;
г) отремонтировано поддонов за сутки.
3. Первичными документами для учета хлебных щитов и поддонов являются:
а) при поступлении на станцию - дорожные ведомости на щиты и поддоны, прибывшие в вагонах с грузом или новые с заводов, и пересылочные ведомости на щиты и поддоны, прибывшие по регулировке и из ремонт;
б) при учете расхода - дорожные ведомости или их корешки на погруженные вагоны, в которых были использованы хлебные щиты или поддоны, и пересылочные ведомости на щиты и поддоны, отправленные в порядке регулировки и в ремонт;
в) остаток хлебных щитов и поддонов определяется балансовым методом. К остатку их от предыдущих суток прибавляется поступление и вычитается расход.
В число требующих ремонта включаются все неисправные щиты и поддоны; дробью показывается количество их, находящееся в пунктах ремонта. Остаток, полученный по балансу, уменьшается в соответствующих случаях на количество хлебных щитов или поддонов, исключенных из парка.
4. Списание хлебных щитов и поддонов оформляется актом общей формы ГУ-23.
Акты составляются:
а) на станциях - начальником станции или его заместителем по грузовой работе и участковым коммерческим ревизором;
б) в пунктах ремонта - начальником пункта ремонта и участковым коммерческим ревизором.
5. Исключение из парка списанных хлебных щитов производится после утверждения актов начальниками вагонной и грузовой служб, а поддонов - начальником отделения дороги.
6. Если на станции создан резерв хлебных щитов или поддонов, их расходование допускается только с разрешения Главного грузового управления МПС. В резерв откладываются только исправные щиты. На каждый штабель прибивается бирка с надписью "Резерв МПС ... шт.". Поддоны, находящиеся в резерве, хранятся в крытых складах.