1. Перевозочные документы на прибывшие грузы записываются в книгу прибытия формы ГУ-42. Все страницы книги должны быть последовательно пронумерованы. Общее количество страниц в книге заверяется начальником станции.
На станциях с большой выгрузкой может вестись несколько книг прибытия. Книгу прибытия народнохозяйственных грузов разрешается вести в зависимости от местных условий общую для всех сообщений или раздельно для прямого и местного сообщений. На станциях с небольшим прибытием грузов под выгрузку (перечень таких станций устанавливается начальником грузовой службы дороги) книга прибытия грузов может не вестись.
В начале каждых суток в первой свободной строке книги прибытия проставляются числа и месяц прибытия грузов, затем по каждой отправке указываются в соответствующих графах порядковый номер записи в книгу прибытия, номера вагона и накладной, станция и дорога отправления.
В графе "Примечание" в зависимости от местных условий и технологии работы могут указываться получатель груза или место выгрузки груза, а также другие данные. Порядок заполнения этой графы устанавливается начальником станции.
2. После записи отправки в книгу прибытия на лицевой стороне дорожной ведомости в соответствующей графе проставляется порядковый номер, под которым отправка записана в книгу прибытия.
3. По мере выдачи грузов в соответствующих графах книги прибытия отмечается ежедневно номер сопроводительной ведомости формы ФДУ-91, число и месяц выдачи. Отсутствие таких отметок в книге прибытия указывает на то, что перевозочные документы по данной отправке не раскредитованы.
4. По окончании каждых отчетных суток товарная контора проверяет наличие нераскредитованных документов. Для этого в книге прибытия указывается:
Оставалось | отправок. Осталось отправок. | |||
Прибыло | отправок. Выдано отправок. | |||
Количество отправок, показанных в остатке на очередные сутки, должно соответствовать фактическому наличию нераскредитованных документов.
При обнаружении расхождения между фактическим наличием документов и остатком, указанным в книге прибытия, должна быть произведена тщательная проверка.
Таким же порядком проверяется наличие документов при смене дежурств товарных кассиров.
5. На 1 января каждого года заводятся новые книги прибытия грузов. Предварительно в эти книги переносятся полностью все отправки, по которым грузы не выданы до 1 января. Порядковый номер таких отправок показывается дробью: в числителе - порядковый номер книги прибытия данного года (нумерация начинается с единицы), в знаменателе - номер, под которым эта отправка была записана в книгу прибытия истекшего года (например, 1/821, 2/1420 и т.д.).
6. Грузы, прибывающие по дорожным ведомостям формы ГУ-29а, записываются в отдельную книгу прибытия грузов.